「スキャンその後に」のその後に（Excelでの編集テクニック）

先日のこの記事（「スキャンその後に（ファイル名変更テクニック）」）の続き。
（前回同様「テクニック」などという大袈裟なものではないのだが・・・。）


溜まりに溜まった領収書を会計ソフトに入力するまでの流れをおさらいすると、

領収書をスキャンする

ファイル名を「日付 金額 相手先 内容.pdf」とする

ファイル名をExcelに取り込んで編集する

Excelで加工したデータを会計ソフトに取り込む

領収書をざっくりまとめてクリアフォルダ（封筒タイプ）に放り込む

という感じになる。
（なんかかえって面倒くさそうに見えるが・・・い、いや、そんなことはないハズだ。）

---

そんな訳で、今日は上記のうち「Excelに取り込んで編集」部分の手順を解説

以下はWindowsの場合
（Macの場合も基本的には同じだが、文字コードの問題が・・・）

1. Explorer上で、入力したファイルを全て選択する。






2. Shiftキーを押しながら右クリックし、「パスとしてコピー（A)」






3. Excelを起動し貼付け（どこでもいいけど、自分はいつもB2）






4. 置換機能で余計な部分（ファイルパス・ファイル拡張子）を除去






5. データ区切りを実行する
















6. 表の体裁を整える






7. オートフィルタを設定する
   （ここからちょっとサンプルの内容を変更。サンプル少なすぎたので・・・。）






8. 内容 or 相手先を基準にしてソートをかけ一気に勘定科目を入力する

このように、Excel上での編集は「一括置換」、「ソート（並び替え）」、「ドラッグコピー」などが使えるため、量が多ければ会計ソフト上で処理するよりも効率的だと思う。

さらにvlookup等の関数やマクロ（VBA）を使うとより一層便利になる。

ちなみに、これだけでは会計ソフトへ取り込むことはできないためさらなる加工が必要となる。

簡単に言ってしまえば、会計ソフトによって取り込むためのデータ形式は異なるのでヘルプ等を参照してファイル形式を確認し、その並びでExcelファイルを作り、そこにデータを入れていく、という感じなのだが。

そのへんの詳しい解説はまた後日。

http://katocpta.blogspot.com/2012/02/excel.html「スキャンその後に」のその後に（Excelでの編集テクニック）