2012年1月29日日曜日

私がせっせと領収書をスキャンする理由(プロローグ編)


確定申告を目前に控えた(いや、始まってるか)今日この頃。
皆さん、領収書と闘ってますかー?

「ペーパーレス」という言葉に惹かれて、いつしか「紙」を扱うこと極力やめようと決心した私だが。
そんな私でも、領収書を1枚1枚スキャンするなんて、さすがにそれはあり得ない、と。

が、しかし。
数年前より試しにやってみたところ、思ったよりも負担は少なく、効率的に運用できるようになってきたので、ここらでちょっと書き出してみようかと。


とはいえ、いまちょっと詳しくかいてる時間が無いので取り急ぎこちらの画像をアップして今日はおしまい。



個々の詳細については追って書くつもり。

P.S
このような中途半端な状態で記事をアップしたのは次の2つの理由から。

ブログエディタ(主にMacで)に何を使うか悩んでいて、いろいろ試しているところ。
定番のMarsEditやecto3、ScribeFireなども試してがどうもうまくいかず。
で、今日Blogoというソフトを知って試してみたらなんとなく良い感じなので、何かしら記事をアップしてみたかった、というのがひとつ。

もうひとつは、先日の当ブログ初投稿記事をTwitterとFacebookで流したところ、あっという間に激流に飲まれ、恐らく今日まで誰の目にも触れず・・・。
ところが今日になってFacebook上である方から記事についてコメントを頂き、気を良くしため。
やはり誰かに見てもらえるというのは嬉しいもんですな。

2012年1月27日金曜日

Mac-WinのDropbox同期について追記

先日の記事「Dropboxフォルダ同期機能の落とし穴?! MacとWindowsで同期されないケース 」の追記。

本家サイトのヘルプにも同様(英語なので詳しくは分からないが多分)の記載があった。

Dropbox - Why aren't certain files on one computer syncing to another? -


上記の「bad files check」(https://www.dropbox.com/bad_files_check)をクリックすると同期出来なかったファイルが一覧表示されるようなので、こちらも一度確認してみると良いかも。

ちなみに、Mac・Windows以外のOSではどうかと思いしらべてみたが。

LinuxはMacと同じUnix系?なので(←あまりよく分かってない)基本的にはWinでの禁則文字も扱える。

が、Macとは微妙に扱える文字が異なるようだ。

例えば、Macだと「\(バックスラッシュ or 半角円マーク)」は使用できないがLinux(Ubuntu)は使用できた。(Dropbox上では認識せずこの文字は消えてしまったが)

逆にUbuntuだと「/(スラッシュ)」は使用できないがMacだとOKとか。


AndroidやiOSについては、それぞれLinux系・Mac系なので基本的には同じな気がする。

ということで、やはりファイル・フォルダ名には充分注意が必要かと。


ところで、話はちょっとズレるけど。

AndroidアプリとしてのDropboxがアップデートしたからなのか、Dropboxのキャッシュファイルの保存場所が変わったような気がする。

以前はSDカード直下に「Dropbox」フォルダがあったような気がしたが。

今は「/sdcard/Android/data/com.dropbox.android」以下にダウンロードしたファイルが保存されているようだ。
分からなくって探しちゃったよ。


以上。

2012年1月26日木曜日

税理士業務でも活躍! ScanSnap S1100の魅力


言わずと知れたScanSnap S1100
コンパクトで持ち運びにも便利だし世間の評判も高いような気がする。
発売から一年以上経ち、紹介記事も多数あるので今更感はあるが、税理士業務にも非常に役立つということでとりあえず。


◆お気に入りのポイント
このスキャナーのセールスポイントは多々あると思うが、個人的なお気に入りポイントは次の点。
  • 大きさ・重さ
  • USBバスパワー
  • Mac用のドライバ
  • 重なり検出不可
Evernoteとの連携や、同梱の「やさしく家計簿 エントリー for ScanSnap V1.0」などは個人的にはあまり興味がない。
上の4つ目の「重なり検出不可」という点に特に魅力を感じている。(理由は後述)


◆持ち運び
サイズ的には申し分ない。
A4ノートPCの長い辺と短い辺の間くらいの長さで、私が使ってる普通のビジネスバッグには縦でも入る。
ACアダプタも不要のUSBバスパワーなので、荷物も少なく済む。
これとノートPC、スマートフォンがあればあとは何も要らない感じ。
顧問先でも資料をもらうことがあり、従来はコピーを取って紙でもらっていたのだが、今ではこのスキャナーが活躍している。
とにかく紙は極力「もらわない・渡さない」ようにしている。


ちなみに。
モバイル性という点ではハンディスキャナー(手で持ってスキャナーの方をずらしながらスキャンする)の方がさらに小さく軽い機種がいろいろあるが。
アレはダメ。
以前購入(S1100の3倍くらいの値段・・・)したことがあるが、どうやっても曲ってしまうし、画質も良くない、読み取り速度が遅い、付属のソフトが重い、など散々であった。


◆Macでの利用
昨年の1月からMacBookAirを使用しているが、えらく気に入っている。
本スキャナーはMac用のドライバがメーカーから出ているのでMacでの使用も問題なし。
一部Winのみに提供されているソフトもあるようだが、もともとあまり使えないものなので問題なし。
他社の同類のスキャナーだとWinのみ対応というのが多いので、これもポイント。
ちなみに、UbuntuでのS1100の利用はまだ確認できていない。
(S510の方はUbuntuでも利用は可能だがWin・Macに比べ使い勝手はかなり落ちる。)



◆重送感知

上記で特に魅力を感じている点として挙げた「重なり検出不可」通常は1枚ずつスキャンしたいのだから、この機能がないということは普通に考えればマイナス要因である。S1100上位機種にS1500等があり、私はS1500の旧モデルであるS510も併用している。
この機種は重送感知機能があるため滅多に重送は起こらない。
自動給紙もできるため、何十枚も紙をセットして放っておいても安心してスキャンを任せられる。
もちろん業務用の複合機スキャナーでもそのような機能(より高性能)はあるはずだ。
つまりこの機能は非常にありがたい機能なのである。(実際には100%ではないのでスキャン後のチェックは必要なのだが・・・)
にも関わらず、重送感知しないこのS1100に魅力を感じるのはなぜか。
それはS1500等とは用途・目的が違うからであり、あえて重送感知しないで欲しいケースがあるからだ。


重送感知する上位機種では書籍のデータ化(いわゆる「自炊」)や過去の資料(例えば過去の申告書セットなど)をまとめてスキャンしたりするのに役立つ。
これに対しS1100はさっと手軽に使えることから領収書やちょっとした1?2枚の紙資料をスキャンするのに便利。
そして、重送感知せず、かつ、ある程度厚みのあるものでもスキャンできるので、例えばホチキスで止めてあるような書類や、納付書などの複写用紙(※1)でもそのままスキャンが可能となる。
なにより、厚さ的にギリギリのところではあるが預金通帳がスキャンできるのが大きなメリットである。
顧問先へ訪問した時の資料のスキャン用にはピッタリかと。

※1 複写用紙のくっついている辺から読み込ませれば重送感知機能のあるスキャナーでも読み取り可


ちなみに通帳をスキャンするときはちょっとコツがある。
それは、通帳の前半のページ(1・2ページ目とか)をスキャンするときはお尻(下)から、後半のページ(8・9ページ目とか)では頭(上)から、つまり厚みのある方からスキャンするということ。
そうしないと、通帳の真ん中の厚みが変わる部分で引っ掛かってしまう。


と、そう思い込んでしばらくやっていたが、ある時ふと気が付いた。
あれ?ちょっと待てよ・・・と。


もしかして、もしかして、もしかして、
横向きにスキャンすればいいんじゃね?!



そう、しっかりページを開いてこの方向にスキャンすればまず問題なく読み取れる。ナンテコッタイ・・・・・。


◆最後に
このように、領収書や預金通帳などのスキャンに最適なS1100。
現在は顧問先にも無償提供してこのスキャナーをお使い頂くケースも増えている。
一度スタートボタンを押せばあとは紙を少し挿し込むだけで自動で読み込んでくれる。
たっぷり溜まった領収書もテレビやTwitterのTLでも眺めながらモリモリ読み込ませていればあっという間に終わる。
実際にやるまでは「大量の領収書をいちいちスキャンするなんてあり得ない」と思っていたが、いざやってみれば呆気なく感じるほど。
もっと言えば、この自動的に紙を小気味よく飲み込んでいく様子はさながら子どもに離乳食を与えてるような気分にもなり、実に心地よいというかクセになる感じ。


まぁそれはさておき。
残念ながら、スキャンが終わったからといって通帳や(業務上の)領収書などの重要書類は捨てる訳にはいかない。
電子帳簿保存法の要件を満たすものであれば処分が可能なものもあるかも知れないが、今回はそれが目的ではない。
同法の要件はまだまだ厳しく実際の運用は現実的ではないと考えている。
では、これらをスキャンしてそのデータをどのように活用するのか、具体的なスキャンの設定、スキャンし終わった領収書等の保存の仕方など・・・そのへんはまた別の機会に。




FUJITSU ScanSnap S1100 FI-S1100
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2012年1月25日水曜日

Amazonほかネットショップのヘビーユーザー必見! 購入履歴を簡単に集計し会計データへ落とし込む方法




これはある月の私のクレジットカード明細(主に事業用)である。
Amazon.co.jpが並んでいる。使い方がセコイ・ショボイといった部分はスルーして欲しい。)

私は買い物のほとんどをAmazonを利用することにしているが、上記のようにクレジットカードの利用明細では何を購入したのかサッパリ分からない。
せっかくカード利用データはCSVで取得できるのにこのデータだけでは会計データに加工するには不十分ということだ。
なんとか購入履歴の詳細をデータで取ることは出来ないか、と。
Amazonのサイトでも購入履歴は確認できるが一覧性に乏しく、またデータを加工することを考えると不十分だし使いづらい。
あまログ」なるツールもあったが、自分の環境ではうまく動作しなかったのと、情報的にちょっと不足する感じ。

そこで、いろいろ探した結果たどり着いたのがこちら。

D2 - D2 メール自動データベース変換ソフト

Amazonその他ネットショップからくる注文確認メール等を解析してCSVに落としてしまおうというもの。



さまざまなメール形式のデータや、メールをテキスト変換したファイルに対応。
メール文のフォーマットに合わせて自分でパラメータを設定し、必要な情報だけを抜き出せる実に便利なソフトである。


パラメータ設定画面


上記の通りかなり細かく柔軟に設定できる。
メール本文で
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
住所:×××××××××

名前:×××

注文日:×××

商品名:×××

数量:×××

小計:×××

消費税等:×××

注文合計:×××
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
などキレイに一定のフォームで記載されていればパラメータの設定は簡単である。

で、Amazonで買い物したことあれば誰でも見たことあると思うが、これが注文確認メール。



「・・・・・・・・・。」
これ、もう完全に嫌がらせだろ・・・・・。
なんで肝心の数量とか商品名、カテゴリー、金額がこんな並びになっているの?・・・・・・。

という訳で、このへんのパラメータ設定には非常に苦労した。
ただ、Amazonの場合(Amazon以外も同様だが)メールのフォーム自体がある時期から微妙に変わったりするので、今後もその都度パラメータの調整は必要になってくるだろう。

このようにやや不安定な状況ではあるが、このソフト作者様の力もお借りして、とりあえず現時点でAmazonの購入履歴データはほぼ取得することに成功。
変換結果は次のような感じ(長い画面なので2分割)となり、そのままCSVファイルとして保存できる。




自分の注文確認メールをランダムに選んで変換してみた。
クドイようだが買い物がショボイとか言わないように。
ハズカシイ買い物は・・・多分ないはず。

2011年途中からメールのフォームが少し崩れることがあり、ヘンな改行の入れ方などでデータが取れないケースもあった。
が、少し調整すれば取れるようになるものもあるし、最悪その部分だけ手入力しても良いかなと。
ここまでのCSVデータになってしまえば会計データに落し込むのは割りとカンタン。
上記では会計データに必要でないパラメータも多くあるが、これを設定しないと必要な情報まで取れなくなったので一応入れてある。

今回はAmazonを例にあげたが、もちろん他のネットショップのメールでも定形のものであれば同様に処理できる。
実際に楽天での買い物も取れるようにしてるし、今後も徐々に増やしていく予定。
あと、iPhoneやAndroidなどスマートフォンのアプリなんかも購入が頻繁だったりするのでデータが欲しいところ。(これはまた別記事で)

出来ればパラメータ設定ファイルを皆で共有し、多くのショップへの対応やメールフォームの変更に対応できたら良いなと考えている。

さて、CSVから会計データへどのように落し込むか。

・・・・長くなったので続きはまた後日。


2012年1月24日火曜日

Dropboxフォルダ同期機能の落とし穴?! MacとWindowsで同期されないケース



猫も杓子もDropbox。
というくらい周りでも利用者が増えている気がする。
いや、ちょっと言い過ぎた。
というか、使ってくれとお願いして回っている。
が、それでもやはり着実にユーザーは増えていると思う。
もちろん私自身も有料プランで利用している。

Dropboxのアカウントを作ってプログラムをインストールすると特定のフォルダに入れたファイル・フォルダは即座にWEB上のDropboxストレージにも同期され、さらに他のマシンでも設定すれば自動的に同期される。
自分の管理するマシン間だけでなく、顧問先等の第三者ともフォルダを指定して同期することが出来るので大変便利なツールである。

で、問題なのはMacとWindowsのマシン間での同期について。
Dropboxはマルチプラットフォームで利用できるので基本的には使用マシンがMacでもWindowsでも問題ない。
が、これらのOSの特性から完全にファイル・フォルダが同期できないケースがあるようだ。
Windowsではファイル・フォルダ名に「 / : \* ? " < > | 」(←すべて半角。全角ならOK)という文字が使えない。
また、CON」や「PRN」などのOSで予約されている文字をファイル名とすることも出来ないようだ。
これがMacだと上記の文字はファイル名として使用することができる。(一部は不可)
つまり、あまりないかも知れないが、Mac側でこれらの文字をファイル名につけるとMac側では問題ないもののWindows側で使用できないので同期がされないことに。

ファイル名 - Wikipedia

さらに、ファイル名の長さの問題もある。
 Windowsではファイル名は最大で260文字まで(実際にはそれよりも短くしか使えない)だが、古いMacOS(HFS)だと31文字(半角英数字)までしか使えなかったようだ。
試してないので推測だが、Windowsマシンで31文字を超えるファイル名をつけたファイルはMacマシンへDropboxの同期はされないのではないだろうか。(あるいは強制的に短くされるか)
しかし、MacOS Ⅹ(HFS Plus)以降は255文字(半角英数字)まで拡張されたようで、このファイル名の長さの問題は現在ではあまり意識する必要はないかも知れない。


下記の通り試してみたが、確かに同期されないケースがあるようだ。
言われてみれば当たり前だが、恐ろしいことに今まであまり意識をしたことはなかった。



厄介なことにMac側でこれらの文字(「 / : \* ? " < > | 」)をファイル・フォルダ名に利用してもエラーではないので、当たり前だが何も警告が出ない。
しかも、DropboxのWeb上にも問題なく同期されるので、Dropboxの同期完了のマーク(緑のチェックマークアイコン)も普通についてしまう。

ということで、Mac側でファイル等をアップするときは注意が必要だ。
また、過去にそのようなファイル名をつけていないか、Macユーザーは一度チェックしてみると良いかも知れない。
Dropboxで共有しているフォルダを対象に、Spotlightで禁則文字を使用したファイル等を一括で調べることが出来る。(次のカギ括弧内をコピペでOK)

/ OR : OR \ OR * OR ? OR " OR < OR > OR |

OS上の特殊ファイルなどを含めいろいろヒットすると思うが、中には重要なファイルで「えっ、これWin機に同期されてなかったの?・・・orz」なんてことがあるかも知れない。

ところで、LinuxやAndroid、iOS(iPhone)なんかはどうなんだろう。
あるいは、Dropbox以外の同期サービス、例えばSugarSyncなども事情は同じだろうか。(多分同じ気はするが)
調べておかなくては。
ま、そのへんはまた別の機会に。


※ 1/27追記あり


Dropboxを使ってみたいという方はこちらから。(このリンクから登録すると通常の2GBに加えて250MBの追加容量がもらえる。はず。)

→ Dropbox


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