領収書に関するツイートなども増えてくる季節。
そんななか「領収書などはとにかくEvernoteに入れておくと便利」ってな内容のツイートもよく見かける。
それに対する私のツイートが以下。
なんでかって言うと・・・・私がEvernoteを全然使いこなせなくて良く分かってないから。
そう、Evernoteのアカウントは持ってるし、多少はデータを入れて触ってはいるのだが、いまだにその有り難みが良く分からない。
Evernoteって容量無制限（月の転送量制限はアリ）で、自動的にOCRがかかり、アップしたノートも一覧でき、なんとなくオシャレで見やすい、っていうのが個人的なイメージ。
ただ・・・例えばOCR認識したデータは基本的に検索にしか使えないよね？？
（ヒットした文字などをコピペとかは出来ないよね？？）
裏技でOCR結果のテキストを取れるというので以前試したことが。
確かに取れはしたけど、到底普段使い出来るものではなかった。
そもそも領収書などをOCRにかけてもその結果は大して役に立つとは思えず。
手書きのものはまずまともなOCR結果にはならないだろうし。
印字のレシートでも余計なデータが多すぎる気が。
で、自分なりに試行錯誤したうえで辿り着いたのが以下。
（上記の詳しい解説はこちらあたりを参照。）
- スキャンしてPDFを保存。（ローカルPC＋Dropbox）
- ローカルPCでPDFの内容をプレビューしながらファイル名を変更。 ファイル名は「日付 金額 相手先 内容.pdf」みたいな感じに。
- ローカルPCのファイルを操作するので、例えば相手先などは省略して入力しておいて、リネームツールで一括置換なども可。
- そのファイル名として入力したデータをちょい加工して汎用データとして会計ソフトに取込み。
上記のやり方だと「Evernoteに放り込んでおくだけ」に比べればファイル名を入力する分手間はかかるけど、でも後でEvernoteのデータを見ながら会計ソフトに入力するのだとすれば、同じことかなと。
OCRに関しても、別にEvernoteじゃなきゃ出来ないもんでもないし。
そもそも領収書のOCR自体が不要だと思ってるし。
ストレージ容量についても、領収書のスキャンデータなんて動画や高画質の写真などのデータに比べれば特に気にする程の容量にはならないかと。
「スキャンした内容を画像として一覧する」という必要性は個人的にはあまり感じてないが、PDF形式じゃなく画像形式として保存すればローカルPCでも可能だし、ScanSnapOrganizerなどのツールを使えばPDF形式でも中身を一覧することは出来る。
一覧できなくても、ファイルを選択したらパッと内容が確認出来れば充分だと思っており、そのためWinなら標準エクスプローラーのプレビュー機能、MacならQuickLookが個人的には手放せない機能となっている。
とにかく、日付や金額、相手先や内容などで正確に検索できた方が有難い訳で、それにはOCRだけでは不十分で、スキャンしたファイルに紐付けた手入力のデータが今のところ欠かせないと思っている。
ちなみに、上記の「ファイル名で仕訳する」方法だと、他人に処理を頼みやすいということもある。
例えば、フリーランスの方が後でまとめて処理しようと領収書をスキャンして保存してたんだけど、申告間際になって急用・急病で自分で処理が出来なくなり、他人に手伝ってもらいたくなったとする。
もちろんお金に関する資料なので誰でもいいって訳じゃないと思うけど、例えば身内とか、記帳代行する会社や会計事務所とか。
そんな時に、Evernoteにデータがある状態だと、他人とデータ（ノートブック）の共有自体は出来るとして、その処理は会計ソフトを入れてもらわなければいけないとか、あるいはExcelにデータを打ち込んでもらうとかになるだろうか。（ちなみにEvernoteのノートタイトルで仕訳するのは面倒くさすぎる）
その場合、どの領収書をどう処理したかが分かりにくくならないだろうか。
これが、ファイル名として入力する方法だと、どの領収書をどのように処理したかが一目瞭然。
処理してもらう相手にも会計の知識や会計ソフトはもちろんExcelですら不要。
Dropboxならファイル修正履歴も残るし、実に便利だと思うのだが。
そんなわけで、なかなかEvernoteを使いこなせないでいるわけだが。
Evernoteこれだけ人気ということは、何か私の知らない魅力があるのだろうし、上記の理解も間違っている部分があるかも知れない。
が、今のところ個人的にはローカルPC＋Dropboxが一番やりやすいなと。
ちなみに、以前から疑問なのだが、Evernote使いの方（あるいはDropbox使いの方も？）はローカルにファイルは置かず、あくまでもクラウドのみで運用するケースが多いのだろうか。
個人的には、やはり閲覧・操作においてファイルはローカルにあった方が断然見やすいし処理しやすいと思うのだが。
最後に。
例えば「130128 3500 ◯○交通 タクシー代.pdf」などのように「日付 金額 相手科目 内容.pdf」で処理されたファイルを複数選択してScriptを走らせたら金額の合計が表示される、とか、「交通費」というフォルダにタクシー代などの領収書を放り込んだらその金額を集計し、フォルダ名を「交通費 ××円」と自動的に変更するようなことが出来ないかと考えている。
Twitterでその旨つぶやいたら少しヒントも頂けたし、そのうちちょっとチャレンジしてみるつもり。
1 件のコメント:
>「Evernoteに放り込んでおくだけ」に比べればファイル名を入力する分手間はかかる
想像を絶する手間ですね。普段からそういう手間をかけておけば、たしかに確定申告の際には楽なんでしょうが、そもそも「普段の手間」を減らすのがevernoteではないでしょうか。たかがクラウドサービスのひとつにいろいろ望みすぎな気がします。紙じゃないから失くさない。タグなどであとからまとめて見返せる。私はその程度しかもとめていません。
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