2012年11月8日木曜日

手書きなんてヤッテランネェ。年末調整書類はフォーム付きPDFで。


基本的に、書類は手書きで作成しない、そう決めている。

PDFでダウンロードできる書類はそのまま注釈機能等を利用して入力。
紙で受領した書類もスキャンしてPDFファイルにし、注釈を入れる。


ちょうど今頃は保険会社や年金機構などから控除証明書が送られてくる時期。
ということは、会社から下記の年末調整の書類も配布される頃だが。

[手続名]給与所得者の扶養控除等の(異動)申告|国税庁
[手続名]給与所得者の保険料控除及び配偶者特別控除の申告|国税庁

普通はワケも分からぬまま何度も住所や名前を書き、途中で計算までさせられ。
今年は税制改正で計算が今まで以上にメンドクサイことになってるし。
記入の枠も小さいし、とてもじゃないが手書きで作成する気にならない。


上の通り、これらの用紙は上記のサイトからPDFでダウンロードできる。
パスワード保護されたPDFなので、素直に入力は出来ないが。
ちょっと工夫すれば注釈機能を利用して作成することも可能だ。

が、これだけ細かい書類だと文字の位置を合わせるのもタイヘン。
計算項目もあるが、これくらい自動で計算してくれよ、と。

今年は改正があったものの、基本的には毎年同じようなことを記入する。
名前や住所、家族構成はもとより、保険だって毎年そう変わるものでもない。
だが、手書きだと毎年同じことを記入しなければならない。
しかも、昨年どう書いたかも忘れてしまう。
データで残っていれば使いまわせる可能性もある。

そこで、いっそのことPDFのフォーム機能を使ってみることに。
この書類をExcelで作成している例もあるようだが。
PDFだと無償のAdobe Readerがあれば入力できるし汎用性も高いだろう、と。
後述するが、スマートフォンやタブレットでも入力が可能だし。


ということで、せっかく作ったので一応以下に置いてみる。
バグがある可能性もあり、もし利用される場合は自己責任で。

H25年分給与所得者の扶養控除等申告書 R1.pdf
H24年分給与所得者の扶養控除等申告書 R1.pdf
H24年分給与所得者の保険料控除申告書等(自動計算あり) R1.pdf
H24年分給与所得者の保険料控除申告書等(自動計算あり) R2.pdf
H24年分給与所得者の保険料控除申告書等(自動計算なし) R1.pdf

※<2012/12/13 追記>
当初公開の「H24年分給与所得者の保険料控除申告書等(自動計算あり) R1.pdf」について、一般や個人年金の保険料の入力があって介護医療保険料がない場合、「生命保険料控除額計」の欄が正しく計算されず最高額の12万円を表示してしまう不具合がありましたので、「H24年分給与所得者の保険料控除申告書等(自動計算あり) R2.pdf」に差し替えました。申し訳ございません。


※<2013/11/11 追記>
平成25年の年末調整で使用するファイルはこちらにあります。
「今年もモチロン手書きはしねぇ。年末調整書類はフォーム付PDFで。」

※<2014/11/11 追記>
平成26年の年末調整で使用するファイルはこちらにあります。
「まだ手書きで消耗してるの?年末調整用書類はフォーム付PDFで。」

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注意点としては、基本的に、Adobe純正のReaderを使用すること。

まずMacの場合。
Preview.appで開くと自動計算が機能しないばかりか、そのままファイルが壊れてしまうこともある。
Macの場合は必ずAdobe Reader.appで開いて頂きたい。


次にスマホやタブレットだが。

まずAndroidについてもAdobe純正のAdobe Readerアプリを使用する。
AcrobatⅪの発売を機にこのアプリもアップデートされ、待望のフォームでの計算機能がサポートされた。
が、が、が・・・単純な足し算などは機能するのだが、条件分岐などが含まれる複雑な計算にはまだ対応していないようだ・・・残念。

なお、AndroidにはqPDF Notes - PDF Reader & Formという有料アプリがある。
こちらはフォームでの計算機能をサポートしているようなのだが、私の環境では全く動作せず、すぐに強制終了してしまう。
しかも、こちらで開いたファイルをPCで開くとちょっと微妙な感じになってので、現時点ではちょっと使えないかな、と。

ということで、上記で「(自動計算なし)」というファイルがあるのはそのため。
「(自動計算あり)」をAdobe Readerアプリで開くと、自動計算が設定されたフォームに入力ができなくなってしまう。
手書きよりはマシだろってことで一応「(自動計算なし)」も置いてみた次第。


次にiOS、つまりiPhone・iPadだが。
こちらも基本的にはAdobe Readerアプリを使う。
もちろん「(自動計算なし)」の方になってしまうが。

ただ・・・悔しいかな・・・iOSの場合には別の素晴らしいアプリが。
それがこちら、PDF Expert (professional PDF documents reader)
アプリとしては比較的高額な(私なら3日は悩んでしまう)850円という設定。
でもその価値ありで、フォームに仕込まれた複雑な算式もしっかり対応する。
なので、このアプリを使う場合に限り「(自動計算あり)」でも問題ない。

Androidでも早くこれに匹敵するようなアプリの登場が望まれる。
というか、無料アプリAdobe Readerが対応してくれれば最高なのだが。


で、最後にメインのWindows。
こちらも基本的には純正のAdobe Readerだが、PDF-XChange Viewerは別。
このソフトなら問題なく使用できるばかりか、Adobe Readerにはない機能が。
それが「フォームデータのインポート・エクスポート」だ。
これで今年入力したデータをエクスポートしておいて、翌年にそのデータをインポートし、変わった部分だけ修正すれば手間が省ける。

ま、様式の改正がなければ、だけど・・・。



PDFには、フォームを配布して、各人が入力したデータを集計する機能がある。
やる気になればそのデータを加工して給与計算ソフトに取り込むのも可能だろう。

多分従業員の多いところはそのような処理をしているのだろう。
何百人分の年調データを給与計算ソフトに入力すると思うとゾッとする。
ズポッと取り込めたらさぞかし気持ちいいだろうなとも思うが。

ただ、それって、従業員が入力したデータが正しいという前提の話。
税制がややこしいこともあり、元データが間違ってることが多いのが年末調整。
給与計算ソフトへの入力以上に、正しいデータの収集が難しいところ。
そうそう簡単にはいかないか・・・。

自分の場合、従業員がそれほど多い顧問先がないのでまぁいいんだけど。


何かファイルに不都合な点があればコメント欄やTwitterで教えて頂けると非常に有難いな、と・・・。


4 件のコメント:

  1. わかりやすくて助かりました。

    できれば、来年度以降の利用方法や手順を書いていただけるとうれしいです。

    恐らく、「H26年分給与所得者の扶養控除等申告書」と
    「H25年分給与所得者の保険料控除申告書等」をダウンロードして、
    今回、naoさんが作ってらっしゃるフォームをインポートして使うということになりそうですが。

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  2. 匿名 様

    コメント有難うございます!
    ハイ、検討致します!

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  3. 今年で3年目。毎年使わせていただいてます。
    上司がぜひお礼いれとけというのでコメントさせていただきます。
    ありがとうございます。

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    1. 匿名 様
       
       毎年使って頂いて有難うございます!
       そのステキな上司の方にも宜しくお伝え下さい!!

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