ビバ！ペーパーレス！とばかりにいろいろ書類をスキャンしまくっていると、困ってしまうのがファイル名だ。
スキャンをすると、スキャナーの設定にもよるが、通常はファイル名が日付等を表す数字の羅列になる。
これだと内容が分からないので使いにくい。
「スキャンするのはいいけどファイル名の変更がメンドクサイ」という声もよく聞くところである。
ファイル名の変更といえば、普通の手順（Windows・PDFファイルの場合）だと
- ファイルをダブルクリックしてAcrobat Reader等のプログラムを起動しファイル開く
- 内容を確認したのでその内容に沿ったファイル名に変更すべく、選択したファイルを右クリックして「名前の変更」、あるいはショートカットキーだと「F2」で編集し、入力し終わったら「ッターーーン！」とカッコつけて勢い良くEnterキーを押してファイル名を確定させようとする。
- 「ファイルが開かれているので操作は実行できません。ファイルを閉じてから再実行して下さい」と怒られる。
- 「ちっ」と舌打ちしながら、ファイルを閉じてファイル名を変更しようとしたら、さっきファイルを開いて確認した内容をすっかり忘れてる。
- 「え～、もう一度ファイルを開くのメンドクサイ・・・ムキーッ！」ってなる。
だいたいこんな感じではないかと思う。
というか私がそうだった。
一方、Macの場合（私も昨年1月より使い始めた）はどうかというと、
- ファイルを選択してSpaceキーを押しQuickLookを起動する。
- QuickLookの画面で内容を確認しつつそのファイルを選択したままEnterキーを押すとファイル名が編集可能となる。
- ファイル名を編集してEnterキーを押す。（QuickLookは起動させたまま）
- 次のファイルを選択（「↓」キー）する。と、QuickLookの画面も次のファイルの内容を表示する。
- またEnterキーを押してファイル名を編集する。（以下繰り返し）
Windowsの通常の手順に比べると実にスマートである。
そう、Macならね。
ちなみにMacでは、QuickLookではなくAcrobat ReaderやPreview.appでファイルを開いていたとしてもWindowsとは違ってファイル名の変更は可能のようだ。
そう、Macならね。
もちろんQuickLookがあるのでいちいち開いたりはしないが、例えばPDFにちょっと注釈を入れてそのままファイル名変更、とかはあるかも知れない。
で、Windows使いはこのまま指を加えて見てるだけなのか。
WindowsではPDFファイルを開かずにプレビューしながらファイル名を変更する術はないのか。
ということでツール探しの旅に出た。
過去にもUltra Explorer やX-Finder などでPDFプラグインを入れて使ってみたこともあるがイマイチしっくりこなかった。
で、さんざん旅したが探してるものは見つからず、帰ってきたら家にあった、みたいな。
そう、Windows標準搭載のExplorer、これで良かったんだ・・・。
いわゆる灯台もと暗しのアリエッティというやつである。
ちなみにそのExplorerのプレビュー機能が使えるのはVISTA以降だったか？（しばらくXPで粘ってたので気が付かなかったのか。）
とにかくこれ、MacのFinder＋QuickLookよりも使えるコなのである。
まずは普通にExplorerを起動しよう。
で、プレビューウィンドウが有効になっていなければこちらで有効にする。（ショートカットキーだとAlt＋P）
プレビュー機能を有効にして、例えば領収書をスキャンしたPDFを見るとこういう感じ。（左側のツリー表示はたまたま非表示にしてしまっただけ）
で、この画面のままファイル名が変更できちゃう。これなら内容を確認しながらモリモリできちゃう。
ただ、ひとつ問題があって、インストールされているPDFビューアソフト（というかPreviewHandler）によっては見え方がちょっと異なり、次のように横幅を基準に画面いっぱい表示されることがある。
これだといちいち画面下の「全体表示」をさせるボタンを押して表示を変えなければならないので、流れるようなリネーム作業とはいかなくなってしまう。
このへんはまだハッキリとは確認できていないのだが、とりあえず私の環境ではNitro PDF Reader をインストールしてデフォルトビューアに設定したらうまく表示されるようになった。
普段はAdobe社のAcrobatかフリーソフトのPDF-XCHANGE Viewer というソフトを使っているのだが、Explorerのプレビューがうまく表示されるないため、Nitro PDF Readerをデフォルトとしている。
ただ、別のPCではNitro PDF Readerを入れなくてもちゃんと表示できているので、もし最初から表示がうまくいけばインストールする必要はないだろう。
というわけで、改めてWindowsにおけるファイル名変更の手順を。
- Explorer上でプレビュー機能を有効にし、ファイルを選択
- 「F2」を押してファイル名編集
- 入力し終わったらEnterキー・・・ではないっ！繰り返す。Enterキーではない。Tab、そうTabキーを押す！ここ大事！
- 自動的に次のファイルが選択され、当然プレビュー画面も次のファイルの内容を表示し、かつ、そのファイルが既にファイル名が変更できる状態になっているのでそのまま変更、そしてまたTabキー（以下繰り返し）
Macだといちいち「↓」を押さなければ次のファイルが選択できないが、WindowsだとTabキーで自動的に飛べるのでより効率的だと思う。
上記のやり方をマスターしてしまえば、この記事のように大量の領収書をスキャンしても処理できる。
ちなみにその「ファイル名で仕訳」する場合の注意点をひとつ追加しておく。
ファイル名を「日付 金額 相手先 内容.pdf」とし、それぞれの項目は半角スペースで区切っているのだが。
例えば、相手先（店名）などに半角スペースを入れてしまうとあとで行う加工上都合が悪い。
「111031 630 STARBUCKS COFFEE 飲食代.pdf」などとしてしまうと「STARBUCKS」と「COFFEE」が区切られて別の項目となってしまうので、「StarbucksCoffee」や「スターバックスコーヒー」などとした方が良い。
また、仮にスターバックスコーヒーの領収書があまりに多い場合は、入力時は「スタバ」や「stb」など略称を入れておいて、後で一括置換をした方が楽なケースもあるかも知れない。
もっとも最近はIMEが優秀で、私はGoogle日本語入力システムを使っているが、「スタ」くらいまで入力すると候補に「スターバックスコーヒー」が出てくるのでそこまでやる必要もないのだが。
とにかく、ファイル名は後で一括置換処理が出来るということは頭に入れておいて損はないかなと。
その場合はリネームソフトを使用するが、それはまた後日の記事で。
P.S
Linux（Ubuntu）で上記に匹敵するようなやり方にまだ出会ってない。
「gnome-sushi（gloobus-preview）」というのは試してみたが。
何か良い方法があれば教えて欲しい。いや教えて下さい。お願いします。
0 件のコメント:
コメントを投稿