Blog the Minor: 2月 2012

2012年2月27日月曜日

「チェックする」とは「比較する」こと（ディスプレイ環境編）

こちらの記事（Blog the Minor: 「チェックする」とは「比較する」こと（プロローグ編））の続きで、ディスプレイ（モニター）環境編。

資料のチェックをするにあたり、従来赤ペン片手に紙を並べて行なっていたチェック作業をPC上だけでやるためには、まずそれなりの環境づくりから。

◆マルチディスプレイ

デュアルディスプレイはディスプレイが2枚のことで、3枚ならトリプルといった感じになるが、とにかく複数（マルチ）のディスプレイを使うのがオススメ。
最近ではあまり珍しくなくなってきてる気もするが、まだやっていなければぜひ。
先日の記事の通り、「チェック＝比較する」ということであれば、やはり表示領域も2箇所以上あるべきで。
ノートPCであれば大抵は外付けのディスプレイが繋げられるようになっていると思われ。
デスクトップPCでも最近のものであればディスプレイが2つくらい接続できるように端子があるものも多い気がする。（まったくの勘だけど）
こんな端子が2つあればおそらくOKかと。

（ちなみにこれはディスプレイ側の端子だが、PC側にも同じようなものがあるはず）

もし手持ちのPCが対応していなくても、USBで接続できるようにするアダプタを用意すればデュアルディスプレイは可能になる。

とにかくディスプレイが2枚以上ないと話しにならないのでまずは用意する。
良くワカラナイという場合は、ちょっと古い記事だがこちらあたりがまとまっていて参考になるかも。

ITmedia Biz.ID：第1回　マルチディスプレイはこんなに便利！

◆デュアルディスプレイか大画面ディスプレイか

最近ではディスプレイもコストが下がってきていて、大型のものでも割りと安く買えるようになったようだ。
で、デュアルディスプレイの代わりにその大型画面1枚にウィンドウを並べて使うケースも増えているように思う。
iMacなんかでも21.5インチと27インチというラインナップで、27インチともなれば1枚の中でいろいろ並べてかなりの情報量がひと目で確認できるだろう。
確かにディスプレイを2枚並べるよりは見た目的にもスッキリする。

ただ、個人的にはこの使い方はあまり好きではない。
ノートPCをメインにしてノートPC自体のディスプレイも使いたいので、そこまで大型のものが必要ないということもあるが。
まず、大きなモノは持ち運びの際に邪魔くさい。
引越しやオフィスのレイアウト変更の際に、大きなモノはやはり不便。
不要になった時の処分も考えるとあまり大きなモノは持ちたくないなと。
大震災後はより身軽にということを心掛けているので余計にそう思う。
それと、電気代の問題。
2枚のディスプレイなら必要ないときは1枚電源を切っておける。
大型ディスプレイ1枚だと、常にその分の電力を食うわけで、なんかモッタイナイ気がする。
最新のモノであれば消費電力は少なくてすむ設計になってて、古いモノを2枚使うより安いのかも知れないが。
あと、職種というかPCでやる作業の内容によっては大型1枚の方が便利なのかも知れないが、少なくとも自分の環境ではあまり必要ない気がする。
実際、21.5インチでも大きくてやや持て余してる感じ。
ただの貧乏性かも知れない・・・。

◆ディスプレイ選び

ディスプレイを選ぶ際は大きさ（インチ）と画面解像度（例：1280×1024など）が重要になってくる。
他にも輝度や応答速度やらデザインやらといった要素はあるにせよ、とりあえずはこの大きさと解像度が重要かなと。

個人的には、サイズは最低17インチ、解像度は1280×1024あたりは欲しい。
これより低い解像度だと自分の場合はちょっとストレスを感じてくる。
このサイズのディスプレイをAmazonなどで物色してみると、ナナオとかの高級品は別にして大体8,000円～10,000円ちょいといった感じ。
ただ、19インチとか20インチでもあまり値段的には変わらない感じもあるので、あえて17インチを購入するというのもどうかと。
解像度にしても、イマドキのものは大抵もっと高い解像度だろうし、あまり気にしなくても良いのかも。
このくらいのサイズなら不要になって余ってるケースもあるかも知れないので、誰かに貰えたらラッキーか。
あるいは中古でも十分かも知れない。

あと、2系統のもの（ディスプレイ側に端子が2つ）だと、2台のPCに接続でき、ボタンひとつで切り替えられる。
PCを2台使う場合には出来ればそういうものを選びたい。

◆現在の利用状況

大して参考になるとも思えないが、せっかくなので、とりあえず私の利用状況を晒してみることにする。
さほどこだわりもお金もなく、もらったものもそのまま使っていたりするのでそれほどスペックの高いディスプレイを使っているわけではない。
そのうえ不揃いなので見た目的にも残念な雰囲気はある。

#	機種	インチ	解像度
①	Mac Book Air	13.3インチ	1440×900
②	ASPIRE Z3750-A34D（一体型PC）	21.5インチ	1920×1080（FullHD）
③	三菱電気 RDT1714VM	17インチ	1280×1024
④	SONY VAIO VGNーSZ75B	13.3インチ	1280×800
⑤	NEC LCD92VM-R	19インチ	1280×1024

好きでこれだけ揃えたわけではなく、なんとなくこうなってしまっただけで、常時全てを利用しているわけではない。
普段は①と②だけで、時々③を使用する程度。
④と⑤はほとんど出番なし。

あ、ついでに言っておくと、①・②以外、つまり正面以外のディスプレイの位置を長時間見続けると首のコリが半端じゃなく、そこからの頭痛に悩まされる。
もちろん個人差あると思うのでなんとも言えないが、配置（姿勢）には十分注意したいところ。

◆ディスプレイを縦で使う

結局今回のエントリーで一番言いたかったのはコレ。
通常、PCのディスプレイはテレビと同様に横長（4：3とか16：9とか）のデザインである。
テレビと同じ規格にすることでコストを下げるだとか、他にも何かイロイロな理由があるのかも知れないが。
とにかく、横長ばかりなのでそういうものだと思い込んでいた。

たまたま回転機能があるディスプレイを持っていて、それを縦にしてみたら目から鱗がボロボロって落ちたのでオススメしておこうかと。
というのも、自分の業務ではA4縦の書類を確認する機会が多いので。
申告書その他税務関係の書類や、帳簿、レポートPDFなど、A4縦が基本である。
自分自身が作る資料も無意識にそうしていた。
フラットファイルなどに綴じるときもA4縦がベースになっていると思う。
なので、そういった資料を画面上で表示して参照する際に、ディスプレイが横長だと縦の解像度が足りずストレスを感じていた。
ある日たまたまディスプレイを縦にしてみたらA4縦の書類がひと目で確認できるようになり、これはイイな、と。

回転機能を持つディスプレイは例えば下記のようなものがある。

これだとやや縦が長すぎる感じもしないでもないし、そもそも画面サイズが大きく解像度も高ければわざわざ縦にしなくても、横向きのままウィンドウを2つ並べた方が良い気はするが・・・。

このように回転機能を持つものはそれほど多くなく、選択肢が限られてしまう。
そこで、モニターアーム。
これを使うと普通のディスプレイでも自由に回転することが出来るようになる。
それほど高くないうえに、ディスプレイの接地面が不要になりデスク上のスペースも有効に使えるようになるというメリットも。
ディスプレイのスタンド部分の取り外しやアームへの取り付けはドライバー一本で簡単にできる。（取り外したスタンド部分を捨てようかどうしようか迷って結局捨てられないというのが目下の悩み）

ちなみに、いま私が使っているのはこちら。

他にもTH-168とかいうやつも買ったけど、これはちょっと残念な感じ。
華奢だし作りも雑で、なによりモニター部分が回転しない（なに小首かしげてんだよって言いたくなる程度）。
さらに言えば、買った時の業者が酷かったので印象が悪い、というのもある。
これに比べれば、サンコーのアームのなんと太くて黒くて逞しいことか。

それはさておき。
こちらが、先ほどの③の17インチモニターを縦に回転させたところ。

メニューバーやツールバー、サイドバーまで表示していてもA4縦の確定申告用紙が実物大で表示できる。

さらに、21.5インチモニターに実際のA4用紙（確定申告の用紙）を貼りつけて並べて撮った画像。

21.5インチモニターの縦の解像度は1080なので、これだとやや厳しい感じが。
17インチモニターも回転させる前（横長の状態）は縦解像度が1024なので同じような感じ。
ちなみに、両方とも物理的な縦の長さは27センチメートル。
A4の長辺が29.7センチメートルなので、やはりちょっと小さくなってしまう。

【2012/03/04 追記】
Macの外付けディスプレイを縦にする設定方法を探していて、まぁググってすぐに見つかったんだけど、これ言われなきゃ絶対ワカンネーヨって感じだったので一応ここにもリンク貼っておく。参考にさせて頂いたのはこちらのブログ。

Mac OSXで画面を回転する方法 - みぞろぐ

◆今後試してみたいディスプレイ

まず、こちらの記事にあるように、タブレット端末をサブディスプレイとして利用するというもの。

iPadをMacBookAirのサブディスプレイにしたい！ - ひとりまとめ

iPadをWindowsのサブディスプレイとして活用できる「DisplayLink」｜今すぐ役立つ！ITサービス＆ツールズ｜てくらぼ｜パソナテック（PASONA TECH）

iPadにアプリを入れて、母艦となるMacやWinPCにソフトをインストールすると、iPadがサブディスプレイとして利用できるようだ。
iPadは9.7インチなので、大きさとしてはもう一回り欲しい気もするが、据え置きのディスプレイと違って近くに置いておくことも出来るし問題なさそうな気が。
噂されている新型のiPad（iPad3？）であれば解像度もかなり高そうだし、きっと液晶も綺麗だろうからかなり期待できる。
タブレット端末であれば持ち歩くことも可能なため、外出先でもデュアルディスプレイ環境が手に入るわけで、これはかなり嬉しい。
さらに、タブレットに母艦と同じ画面を写して打ち合わせ中の相手に見せることが出来るというのは相当便利な気がする。

もうひとつ、前から試してみたいと思ってるのは、ヘッドマウントディスプレイ。
ゴーグル型というかサングラス型というか、眼鏡のようにかけて使用するウェアラブルなディスプレイである。

レビューを見る限り、まだ仕事用で使うには厳しい感じではあるが、なんとなくそろそろ・・・という雰囲気はある。
いわゆるノマドというか、コワーキングスペースやカフェなどの公共的な場で仕事をするのであれば、他人にPC画面を見られるのではないかという不安があるが、こういったディスプレイが現実的になれば不安材料がひとつ減るかも知れない。

ちなみに、GoogleがAndroidアイウェアを開発中だとか、コンタクトレンズ型ディスプレイの開発が進んでいるとか、こういったニュースを見ると実にワクワクしてしまう。

◆おわり

まぁ結局のところ、今さらながらデュアルディスプレイのススメという感じで面白くもなんともないんだが・・・。
とにかく、物理的な表示領域が多くなり、ディスプレイ上でいくつも資料が見やすく表示されるのであれば、もはや紙を使わずにPC上だけでチェック（資料の比較）してみようという気になる思う。
今まで赤ペンで入れていたチェックマークやメモ書きをどうするのか、ソフトを使ったもっと効率的なチェック方法など、そのへんはまたの機会に。

そんな訳で、今日はここまで。

「チェックする」とは「比較する」こと（ディスプレイ環境編）

◆マルチディスプレイ

ITmedia Biz.ID：第1回　マルチディスプレイはこんなに便利！

◆デュアルディスプレイか大画面ディスプレイか

◆ディスプレイ選び

◆現在の利用状況

#	機種	インチ	解像度
①	Mac Book Air	13.3インチ	1440×900
②	ASPIRE Z3750-A34D（一体型PC）	21.5インチ	1920×1080（FullHD）
③	三菱電気 RDT1714VM	17インチ	1280×1024
④	SONY VAIO VGNーSZ75B	13.3インチ	1280×800
⑤	NEC LCD92VM-R	19インチ	1280×1024

◆ディスプレイを縦で使う

これだとやや縦が長すぎる感じもしないでもないが。

このように回転機能を持つものはそれほど多くなく、選択肢が限られてしまう。
そこで、モニターアーム。
これを使うと普通のディスプレイでも自由に回転することが出来るようになる。
それほど高くないうえに、ディスプレイの接地面が不要になりデスク上のスペースも有効に使えるようになるというメリットも。
ディスプレイのスタンド部分の取り外しやアームへの取り付けはドライバー一本で簡単にできる。（取り外したスタンド部分を捨てようかどうしようか迷って結局捨てられないというのが目下の悩み）

ちなみに、いま私が使っているのはこちら。

他にもTH-168とかいうやつも買ったけど、これはちょっと残念な感じ。
華奢だし作りも雑で、なによりモニター部分が回転しない（なに小首かしげてんだよって言いたくなる程度）。
さらに言えば、買った時の業者が酷かったので印象が悪い、というのもある。
これに比べれば、サンコーのアームのなんと太くて黒くて逞しいことか。

それはさておき。
こちらが、先ほどの③の17インチモニターを縦に回転させたところ。

◆今後試してみたいディスプレイ

まず、こちらの記事にあるように、タブレット端末をサブディスプレイとして利用するというもの。

iPadをMacBookAirのサブディスプレイにしたい！ - ひとりまとめ

iPadをWindowsのサブディスプレイとして活用できる「DisplayLink」｜今すぐ役立つ！ITサービス＆ツールズ｜てくらぼ｜パソナテック（PASONA TECH）

◆おわり

2012年2月22日水曜日

「チェックする」とは「比較する」こと（プロローグ編）

◆チェックとは

仕事をするうえで何かと資料（ドキュメント・書類）をチェックするという機会は多いはず。
自分が作った資料を自分自身でチェックしたり、所属する組織の上長がチェックしたり。
あるいは、お客様や外注先が作った資料をチェックしたり。
そうやって何回もチェックして、より間違いのない資料を作成していく。

税理士業務でも、作成した申告書等を前年のものと比較したり、作成の基となった資料と突き合わせたり。
あるいは、何度か修正が入った場合に、修正前の資料と修正後の資料を比較して確認したり。

そもそもチェックとは、何かと何かを見比べて、合ってることを確認したり、違っている箇所を見つけたり、変化に気付いたり。
つまり「チェック」＝「比較」ということかな、と。

◆従来のチェックの仕方

従来のチェックといえば紙ベース。とにかく紙。資料の殆どはPC上で作成されるものであるが、チェックの際は印刷。（モッタイナイから裏紙で）

で、紙を見ながらPC画面と見比べたり、あるいは紙を並べてチェックしたり。
机の上だけじゃスペースが足りず、膝の上に資料を乗せたりとか。

そしてチェックのお供といえば赤ペン。
ひたすら2つ以上の資料を見比べながら赤ペンで印をつけていき、ミス等があれば余白にメモをしていく。
（赤ペン先生になったような感覚は決してキライじゃなかった気がする。）

チェックはもちろん目視だ。
資料の字が小さく見辛ければルーペなどを使って拡大したり、ということもあるだろう。（私自身はそこまで経験はないが）

また、紙といえばよくあるのが、紙で手がスパっと切れたりとか。
あと紙を捲りまくっていると手の油分を紙に持っていかれて荒れる。
で、手がカサカサになって捲れなくなるので、ついついペロッと指を舐めてページを捲り、そこを目撃されてオジサン呼ばわりされたりとか。（私自身はそこまで経験はないが）

もはや忘れかけているが、自分自身の経験を振り返ってみれば、こんな感じだっただろうか・・・。

◆アナログか、デジタルか

せっかくPC上で作成した資料をなぜ印刷するのかといえば、やはりずっとディスプレイを見ることは目が疲れる、というのはあるだろう。
dpi（Dots Per Inch＝解像度）的に印刷物には敵わないとか、ディスプレイのバックライトが目に良くないとか、なんかまぁ分からないけどいろいろあるのかも知れない。
あと、ディスプレイ上だけだと表示領域が狭いということはあったかも。

ただ、最近ではハード・ソフトの進化によって従来の問題点は結構クリアされてる部分が多いのではないかと思ったりする。
逆にアナログ的な方法では不可能な、デジタルならではのチェックの仕方というのもあるかな、と。
もちろんアナログが駄目でデジタルが正解とかそういうものではないけど。
例えば、手触りだとか香りの違いだとか五感をフルに働かせて作品などをチェックするような世界は別として、私自身の業務で考えればそういうアナログな部分ってあまり必要ないかなって。

そんな訳で、紙を使わない、デジタルなチェックの仕方について、その具体的な内容を今後書いていく予定。

2012年2月18日土曜日

小規模事業者（フリーランス・マイクロ法人等）と電子帳簿保存法

◆ペーパーレスにしたい

コンピュータの処理能力の向上、ストレージ容量の増大、通信速度の向上、クラウドの台頭、ドキュメントスキャナーの進化、タブレットやスマートフォン等端末の多様化、より使いやすいソフト・アプリの開発、SNSの流行などなど、これらIT関係の技術革新は本当に目覚しいものがある。

こういったものを駆使して、コワーキングスペースやノマドワーキングといった新しいワークスタイルが普及しつつあり、従来のようなオフィスを持たずに事業を行うというケースも増えているように感じる。
とりわけフリーランスやマイクロ法人（※）など組織に縛られずに働く方はそういう傾向にあるような気がする。あくまでも気がするだけだが。

※
マイクロ法人という正式な用語があるわけではないと思うが、ここでは「株主1人取締役1人だけの法人、又はそれに近い法人」という意味合いで使用している。

そのような形態であれば当然ながら業務に関連する資料はペーパーレス化をした方が利便性は高く、またそれを実現しようと思えばすぐにでも出来る環境は整ってきていると思う。

にもかかわらず、これを阻むのが「法律」であり、「領収書や請求書など」の経理資料だ。
経理資料なんて最も見たくない、最もペーパーレス化したい資料のひとつなのに、そういうものに限ってなかなか難しい。

「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」
→　略して「電子帳簿保存法」

「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」　　及び
「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律」
→　通称「e-文書法」

ちょっと調べればこのような制度があることに気が付く。

簡単に言えば、経理関係（国税関係）の資料も事前申請し承認を受けて一定の要件を満たせば、PC上で一定のソフトで作成したデータは印刷しなくてもヨシ、紙でもらった領収書等もスキャンしてデータ保存すればヨシ、というものだが。

個人的には、現時点では、フリーランスやマイクロ法人など小規模な事業者が電子帳簿保存法を適用してペーパーレスを目指すのは

ムリ　　だし

ムダ　　だし

ムキーッ！　　ってなるからやらなくてヨシ！

という結論に。

なにせ要件が厳しく、コストもかかるため、ある程度の事業規模があって管理できる部署などがなければ運用は難しいと思う。
やってみようと思った人の多くはまずこのQ&Aを読むだけで挫折するのではないだろうか。

電子帳簿保存法Q&A｜その他法令解釈に関する情報｜国税庁

私自身も数年前に独立開業した際に、せっかくゼロからのスタートなので、ペーパーレスを目指すべく電子帳簿保存法の適用を検討したことがある。
が、ちょっと調べてすぐに興味を失ってしまった。
まるで、自分が便利になるためではなく、国のために手間とコストをかけてやってあげなきゃいけないようにも思えたから。

◆電子帳簿保存法の実績・最近の動向

2005年（平成17年）にe-文書法が施行、電子帳簿保存法も改正され当時はそれなりに話題になったと記憶しているが、その後あまり話しを聞かない。
せっかくなので同制度がどのような運用実績なのか調べてみると、

電子帳簿保存法に係る電磁的記録による保存等の承認状況について｜報道発表資料(プレスリリース)目次｜国税庁

これによれば直近データで累計承認件数が約12万件、前年比8.9％増とある。
母数が不明なので多いのか少ないのかよく分からない。

ちなみに、国税庁サイトに掲載されている統計情報によると、平成21年度時点の申告法人数は約260万社だそうだ。

単純にこれとの比較で見ると、法人関係の承認件数は約9万件なので、約3.4％ということに。（少ないような気もするし、多いような気もするし・・・。）

ただ、12万件とか9万件というのはあくまでも「電子帳簿保存法に係る電磁的記録による保存等の申請」に対する『承認』件数の『累計』である。
同制度は申請してから3ヶ月など一定の日までに承認又は却下の処分がなければ自動承認（電子帳簿保存法第6条5項）となり、却下されることはあまりないのかも知れないし、既に取り消されたケースもあるのではないだろうか。
よって、これらの数字がすべて実際に運用されている数という訳ではないのだろう。

ちなみに、運用されているケースも上場企業及びその関連企業などがほとんどではないだろうかと思ったりする訳だが、こちらのサイト（上場企業の連結子会社数/2010年度 | すうじスクラップ－市場動向データバンク－）によると、2010年度の上場企業の連結子会社数は約4万5千社だそうで。

と、なんだかんだ数字を挙げてみたが、結局のところは良く分からないのだが。

とにかく、いろいろと厳しい要件があるが、

すべての文書が電子保存出来るわけではない
電子署名・タイムスタンプが必要

の2点だけみても導入する気は失せるというものだ。

1については、文書ごとに電子保存可能かどうかを判断しなければならず、却って管理は煩雑になる気がする。
2については、コストがかかりすぎる。
文書1枚ごとに約10円だとか、いや、1日分の文書をまとめてスタンプできるようになったとか、当社は定額制を導入しましただとか、なんかいろいろあるようだが、要するに金がかかるのである。

いや、正直に言うと、
上記で「ムリ」と書いたが、少し頑張れば要件を満たすことは可能かも知れない。
「ムダ」と書いたが、紙保存の場合だってコストはかかる訳だし、小規模事業者であっても電子帳簿保存の方がコストが安く済むのかも知れない。
とも思っている。
が、仮にそうであったとしても、個人的にはこの制度を使う気にはならない。
なんとなく「ムキーッ」となりそうだから、という極めて感覚的なものなのだが。

もちろん、制度の要件が厳しくなるのも理解は出来る。
やはり電子化してしまえばコピーや改ざんがしやすくなるので制度が悪用されるケースも想定しなければならない。
不正防止のためには、高額な領収書など重要書類は対象から外し、電子署名やタイムスタンプが要求されることはやむを得ないだろう。

ただ、それにしても使い勝手が悪すぎると思うのは大企業も同じようで、経団連も承認要求の緩和を求めている。
それもあって、現在国税庁から経団連宛に実態把握のためのアンケート調査の協力依頼がされているようだ。

日化協文書【経団連】電子帳簿保存に関する国税庁アンケートへのご協力のお願い

どのようなアンケート結果が出て、それがどのように反映されるのか。
気になるところではあるが、期待は全くしていない。

ちなみに。
今回いろいろと調べた過程でこのようなセミナーがあることを知った。

（セミナー）必見！　ｅ-文書法＆電子帳簿保存法の最新動向

無料だし、思わず申し込もうと思ったが、この時期だし、どうせ「やっぱ使えない制度」という結論になるのがなんとなく想像つくのでやめた。

◆自分のための電子化

では、電子化・ペーパーレス化を諦めるのかというと、これはやる。というか実践している。国のためではなく、自分のために。

こちらの記事（Blog the Minor: 私がせっせと領収書をスキャンする理由（本編））でも書いた通り、領収書など紙でもらった文書はすぐにスキャンする。
電子帳簿保存法の要件を満たすつもりはないのでもらった領収書等は紙のまま保存しなければならないが、紙はすぐにしまう。
また、コンピューター上で作成する資料は極力（必要な時まで）印刷しない。
こちらもやはり電子帳簿保存法の要件を満たすつもりはなく、まとめて処理することもあるし修正履歴も特に残していない。

そもそもペーパーレスを目指す理由として挙げられるのは

保管スペースがない
触りたくないし見たくもない
紙だと検索できない
いつでもどこでも見れない

といった感じだと思う。

上記を実践していれば保管スペースの問題以外は一応満たされる。
国税当局や大企業などの組織のためにする電子化と違って、真実性の確保、つまり改ざん等がないことを担保する必要は基本的にない。
そのような不正をしないことは自分が一番良く知っているから。
当然ながらミスによるデータのダブりなどはないように管理しなければならないが。

最終的には紙で保存しなければならないので保管スペースの問題は残るが、残す文書・破棄する文書を厳選して最低限のものだけを残し、整理して極力スペースを取らないようにしている。
まぁ実際は小規模事業の場合の紙の量なんて整理してしまえばそれほど大したことはないことが多いような気もするが。

一般的には、特に経理関係や役所関係の書類などはどれが捨ててよくてどれを保管して置かなければならないのかという取捨選択の判断に迷うということが多いのかも知れない。
そういう判断や整理作業そのものが苦になることが多いのだと思う。
だからその辺の判断や整理含めて外部（会計事務所など）に投げてしまうというのはアリかも知れないし、単に紙が邪魔なだけであれば倉庫業者など外部に預けてしまえばスペースの問題も解決する。
結局この辺は委託コストとの兼ね合いだろう。
当事務所では基本的に原始資料はなるべくお預かりしない方針でいきたいが、もしそうしたニーズが大きければ検討しなければならない。

◆まとめ

まとめるほど大した内容をここまで書いてはいないのだが。

とにかく、電子化・ペーパーレス化というのはもはや避けられない流れであり、良し悪しは別にしていつかはそうなるというか、しなければならないのだと思う。

となれば、早めに取り組んでおくに越したことはない。
現時点では電子帳簿保存法の適用は難しいかも知れないが、法改正で要件が緩和されることがあるかも知れないし、すぐにでも取り組める準備だけはしておきたい。
あるいは、出来そうなところからちょっとずつ始めてみるとか。

簡単に電子化・スキャンしてデータ化といっても、ファイル形式やら保存媒体やらバックアップ体制やらいろいろ考えなければならないことはある。
紙と違って失うときは一瞬であるからこそ慎重に扱わなければならない。
いわゆる電子ファイリングの知識はきちんと身につけていかなければならないと感じている。
電子ファイリングというと大企業などをイメージするが、あくまで小規模事業者を前提とした電子化・ペーパーレス化に今後もこだわっていきたいと思う。

2012年2月14日火曜日

三脚買ってiPhone4Sで「PC操作を動画撮影」＆「天井の高さから写真撮影」をやってみた。

よくブログなんかである、PCを操作するところを撮った動画。
スクリーンキャプチャではなく、キーボードをタイプしているところまで動画で撮ってるやつ。
あれをちょっとやってみたくなって、初めて三脚なんぞ買ってみた。
カメラはiPhone4Sを使うのだが、そのままだと三脚に取り付けられないので専用のホルダーも一緒に購入。

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自分が買ったときは三脚が1,080円、ホルダーが99円＋送料399円でポイント利用して結局393円。
この値段なら失敗してもまぁ諦められるかなと思って。

で、あまり期待せずに使ってみたんだけど。

いや、これ、イイわ！

まず、こんな感じで、デスクの上で撮影できるくらいの大きさ。

で、これが試しに取ってみた動画（23秒）。
＜2012/09/11 追記＞諸事情により下記動画は現在非公開となっております。

ちょっとだけ言い訳をしておくと、目の前の三脚を避けながらのタイプなので若干打ちづらいのと、Google日本語入力のサジェスト機能を切っている（恥ずかしワードが出ちゃったら困るし）ので、入力がややぎこちなくなっている。

脚は三段階で伸縮可能となっている。

第一段階

第二段階

第三段階

デスク上だけでなく普通に外でも使えそう。

さらに、脚がすぼまるので、狭い場所などでは一脚のようにしても使えそう。

iPhoneを固定するホルダーも問題なく取り付けられ、グリップ力もなかなか。
欲を言えば横を挟むだけでなくもう少ししっかり固定できる仕組みだと不安なく使えるのだが・・・。
とにかくこれで、理屈上では自分の身長＋手の長さに、さらに約1mの高さを加えることができ、その高さからiPhone4Sで撮影が可能になる。

とはいえ、シャッターをどうするか。
その高さでは画面やボタンに触ることができないのでシャッターが押せない。
動画撮影をONにしてから持ち上げるという方法はあるけれど。

そこでコレの出番。

そう、iPhoneを買うとついてくる標準のイヤフォン。

これの「＋」ボタンでシャッターが切れることを最近知った。
スバラシイ！

なので、こんな感じでカメラも撮影ができる。

ほぼ天井の高さからデスク上を撮った写真。

まぁこの高さから撮影できるのはいいとして、具体的に何を撮るのかって言うと特に今のところ明確な目的はないんだけど・・・。
そのうち役に立つ日が来るかもってことで。

ちなみにこの三脚はこのお値段でキャリーバッグまでついていたのだが。
いや、普通に使えるもので全く問題ないんだけどひとつだけ残念な点が。
というか私の単なるワガママなんだけど、iPhoneを固定するホルダーをつけたままだと微妙に入らない。
もうあとほんのちょっと、という微妙なところなだけに余計に残念というか。

そんな訳で、本日はここまで。

2012年2月13日月曜日

スタンディングオフィスのススメ

スタンディングオフィス。

もはや説明は不要だろう。
文字通り、立って仕事をするスタイルなのだが。

何年か前から全米で大流行（ソースなし）。
その後日本でも人気急上昇（ソースなし）。
オフィスだけでなく、スタンディングバー（立ち飲み屋）も増え、「たちあがれナントカ」などと政党まで出来るほどの一大スタンディングブーム（？）が到来したのは記憶に新しいところである。

当事務所（っていっても私一人だけだが）でも昨年9月よりこちらの記事（椅子なんているかっ！　1日中立って仕事するのが注目されています。 : ギズモード・ジャパン）をキッカケにスタンディングオフィスを導入した。

以前からこういった記事（「1日に6時間座っていると死のリスクが40％増大する」など、座りっぱなしのデスクワークがもたらす弊害と解決法 - GIGAZINE）などもあったし、ライフハッカーなどでも何度かスタンディングオフィスは取り上げられていて、多少気にはなっていた。

そんな中「スタンディングオフィスにしてみようかな」とTwitter・Facebookでつぶやいてみたところいろいろと反応が。
それらを5文字にまとめると「バカなの？」
それらを2文字にまとめると「嘲笑」
・・・まぁそんな感じであった。

しかしそんなことでめげる私ではない。
むしろ天の邪鬼的には非常に心強い応援にすら聞こえた。
ということで、オフィス改造に踏み切ったのであるが。

いや、これ、イイわ！

◆腰にイイ

長時間座った姿勢でいるとやはり腰にクル。
実際、私もそれなりの腰痛持ちであったが、スタンディングオフィスにしてからは良くなった気がする。
ただし、スタンディングデスクの高さが正しく設置されている場合に限る。
この高さがあっていないとかえって腰が痛くなるので要注意だ。

※フットスイッチはスタンディングオフィスには特に関係ない。

なお、自分にあった高さはこちらのサイトを参考にすると良い。
Ergonomic Workspace Planner, Workstation Installation Tool

◆脚にイイ

長時間立って仕事をするわけなので、当然脚に負荷がかかる。
若い頃は脚が細いのが悩みであったくらいだが、ここへきて無駄に脚が太くなっている。
ズボンがきつくなる（太もも周り）などの弊害もあるが。
片足立ちをした時の安定感は抜群に良くなった。
ただひとつ残念なのは、今の私の生活において片足立ちが必要なシーンがあまりないことだ。
せいぜい立ったまま靴下を履く時と、風呂場で足の裏を洗う時くらいだろうか。

◆腹にイイ

コアリズムダイエットをご存知だろうか。
そう、あのとにかく腰を振りまくってウェストを細くするエクササイズだ。
下の動画の中であの杉本彩お姉様もこう仰っている。
「痩せたいなら腰を振りましょう♡」

で、コアリズムとスタンディングオフィスがどう関係あるのかというと。
立って仕事をすると腰を振りながらでも出来る！
そう、座ってちゃ無理なのである。

なお、一応補足しておくと、私の場合時々思い出したように腰は振っているものの、振りが足りないせいか未だにウェストにくびれは見えてこない。

◆懐にイイ

オフィス用チェアって結構高い。
いや、もちろん安いのもあるんだけど、長時間使用するものなので、それなりのものでないと腰にも負担がかかる。
だから人はたくさん稼いでより良いイス、例えばアーロンチェアなどを求めるのである。
それが、そもそもイス自体が要らなくなるわけだから懐にも優しいわけだ。
まさに「お金がないなら立てばいいじゃない」（マリー・ナンタラネット）である。

◆育児にイイ

我が家にはいま6歳の娘と1歳の息子がいるのだが。
子どもが2人ともなると両方妻に任せておくわけにもいかず、どちらかを私が見ていることが多くなる。
その場合、息子の方を見ることが多いのだが、だからと言ってつきっきりで遊ぶ訳にもいかず、やむを得ずおんぶしながら仕事をすることになる。

子育て経験者なら分かって頂けると思うが、アイツら、どういうわけか座ると怒るのである。
抱っこでもおんぶでも、立ってないとダメ、座った途端に泣く。
「立ってる時の微妙な揺れがないからダメなのかな」と、座りながらその微妙な揺れを見事に再現してみてもすぐバレる。
ということで、これでは仕事になりゃしない。

そんな時はコレ、スタンディングオフィス！
立ったままおんぶ出来るので赤ちゃんもゴキゲン！
しばらくおんぶしてればコロッと寝てくれる。
また、子どもが少し大きくなってくると机の上のものに手を出したりするが、スタンディングデスクだと高くて届かないので邪魔されにくい。

オススメ！！

◆広くてイイ

イスを引くスペースが要らなくなり、かつ、空間（高さ）を有効に使うので、従来よりもオフィスを広く使えるようになる。
その分天井が近くなるのであるが、それによる圧迫感などは特に感じない。

ちなみにマイスタンディングオフィスは、自宅のある部屋の引き戸（板）を外して適当なキャビネットに置いただけというやっつけ仕様。
天板がそれなりに大きい（200×85センチ）のでデスク自体も広々していて気持ちがイイ。

◆コワーキングスペースにイイ？

今流行りのコワーキングスペースなどでもスタンディングオフィスタイプが増えると良いと思う。
イスも要らない（少なくていい）し、スペースも有効に使えるのだからコスト的に有利なはず。
ユーザーの回転率も上がるだろうし。
そういう意味ではオフィス利用も出来るカフェとかには最適ではないだろうか。

そんな訳で、自分のオフィスを持ってる方にはぜひ一度試してもらいたい。

【追記】

ある方よりご指摘を頂いたので少し追記しておく。
上記の画像にもある「高さ調節のための板」だが。
これ、1枚板ではなく中が空洞になっていたようで。
我が体重を支えきれずつい先日陥没してしまった。

その時の画像がこれ。

この板がスタンディングオフィスの要であり、これがないと非常に困る。
幸い、2枚重ねにしていたのを上下入れ替えることで凌いでいるが。
早く体重を減らさなくては・・・・。

あ、ついでにもうひとつ追記しておくと。
スタンディングオフィス完成から2週間後くらいにこんな記事が・・・。

座りっぱなしも立ちっぱなしもNG！体を定期的に動かすことがポイント : ライフハッカー［日本版］

今更そりゃあないだろう・・・・。

【2012/10/13 追記】我がスタンディングオフィスが進化しました。

2012年2月12日日曜日

「スキャンその後に」のその後に（Excelでの編集テクニック）

先日のこの記事（「スキャンその後に（ファイル名変更テクニック）」）の続き。
（前回同様「テクニック」などという大袈裟なものではないのだが・・・。）

溜まりに溜まった領収書を会計ソフトに入力するまでの流れをおさらいすると、

領収書をスキャンする

ファイル名を「日付金額相手先内容.pdf」とする

ファイル名をExcelに取り込んで編集する

Excelで加工したデータを会計ソフトに取り込む

領収書をざっくりまとめてクリアフォルダ（封筒タイプ）に放り込む

という感じになる。
（なんかかえって面倒くさそうに見えるが・・・い、いや、そんなことはないハズだ。）

そんな訳で、今日は上記のうち「Excelに取り込んで編集」部分の手順を解説

以下はWindowsの場合
（Macの場合も基本的には同じだが、文字コードの問題が・・・）

Explorer上で、入力したファイルを全て選択する。

Shiftキーを押しながら右クリックし、「パスとしてコピー（A)」

Excelを起動し貼付け（どこでもいいけど、自分はいつもB2）

置換機能で余計な部分（ファイルパス・ファイル拡張子）を除去

データ区切りを実行する

表の体裁を整える

オートフィルタを設定する
（ここからちょっとサンプルの内容を変更。サンプル少なすぎたので・・・。）

内容 or 相手先を基準にしてソートをかけ一気に勘定科目を入力する

このように、Excel上での編集は「一括置換」、「ソート（並び替え）」、「ドラッグコピー」などが使えるため、量が多ければ会計ソフト上で処理するよりも効率的だと思う。

さらにvlookup等の関数やマクロ（VBA）を使うとより一層便利になる。

ちなみに、これだけでは会計ソフトへ取り込むことはできないためさらなる加工が必要となる。

簡単に言ってしまえば、会計ソフトによって取り込むためのデータ形式は異なるのでヘルプ等を参照してファイル形式を確認し、その並びでExcelファイルを作り、そこにデータを入れていく、という感じなのだが。

そのへんの詳しい解説はまた後日。

2012年2月11日土曜日

ネットでの購入履歴を簡単に集計し会計データへ落とし込む方法（スマホアプリ編）

先日のこちらの記事（Blog the Minor: Amazonほかネットショップのヘビーユーザー必見！購入履歴を簡単に集計し会計データへ落とし込む方法）の続きで今回はスマートフォンのアプリについて。

iPhoneやAndroid等スマートフォンのアプリは、少額ゆえに気軽にポンポン購入してしまいがち。
で、後になって購入履歴データが必要になった時にその整理に困ることがあるかも知れない。（いや、あまりないな。まぁでも一応続ける。）

AndroidアプリについてはGoogleWallet（旧GoogleCheckOut）を利用するはずで、こちらは購入履歴がサイトで必要な情報がきれいに表示されるのでこれを利用すれば良いだろう。
単純にブラウザ上で範囲選択・コピーしてExcelに貼りつければキレイな表形式になる。
欲を言えば、この履歴が表示されるサイトでAutoPagerize等が効いてくれると1回のコピペで済むのだが。（まぁそんなに大量に購入することもないだろうからいいか・・・）

ちなみに、「販売業者名＆アイテム名」が「-（ハイフン）」で区切られているので、Excel上で区切り文字をハイフンに指定してアイテムと販売業者のデータはセルを分けた方が使いやすいかと。
とはいえ、中にはアイテム名自体あるいは販売業者名自体にもハイフンが入っており、そこで区切られてしまうということもあったりするが、そこはまぁ気にしないってことで。

一方、iPhoneの方はちょっと厄介だ。
iPhoneアプリの購入履歴はiTunes上で確認できるが、このデータはエクスポートはおろかコピペすら出来ない。マッタク・・・。

ipaBacklistなるツールがあり、これならOKと思って試用してみたが。
どうも現在は金額（購入時の価格）が表示されなくなり、その都度自分で入力しなければならないとのことれではあまり意味がない。
が、そのうちなんとか対応してくれそうな気もしないでもないのでそれを待ちつつ。

とりあえず現時点ではAppleからの注文確認メールを基にD2を使ってデータを取得することに。
で、これまた厄介なことに、AppleからくるメールはHTML形式で、このままだと上手くデータが取得できないことも。
テキスト形式に変換すると上手くいくケースもあったりする。

で、さらに厄介なことに、、Appleからくるメールのテンプレートが2011年の途中から少し変わったようだ。（しかも1回ではない）
これによりD2のパラメータ設定もその都度変える必要があったのだが、そのような変更はいつまた行われるか分からない。

ということで、一応アプリの購入履歴が取れることは取れるのだが。
スマートフォンのアプリなんて少額のものがほとんどなので、クレジットカードの利用明細で出てきたら全部雑費にするとか、それこそ少額なのでそもそも必要経費に入れないとかで良い気が。
そこまで手を掛けてこのデータをきっちり取る必要があるかどうかは正直疑問である。

・・・なんて身も蓋もないことを言いつつ、本日はここまで。

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