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2014年8月13日水曜日

ScanSnap S1100を愛する税理士が、後継機「iX100」を使ってみた結果wwww


■はじめに

 私はScanSnap S1100を愛している。
 
 どのくらい愛してるかっつーと、自分用で4台所有しちゃうくらい。

 「備え置き用」と「持ち運び用」、それに「予備用」(欲しかったホワイトモデルがたまたま中古で安く出てたのでつい・・・)、さらに消費税増税の4月前後においてS1100のAmazon価格が高止まりする時期があり、もう買えなくなるんじゃないかとビビってつい手が出た「予備用の予備用」だ。(さすがに観賞用・・・とまでは言わないが)
 
 そもそもこのブログ自体もこのS1100の記事を書きたくて始めた、みたいなところはある。
 2011年1月に初めてS1100を購入して以降、業務の仕方が大きく変わった。いや人生が変わったと言っても過言ではない。こともない。
 顧問先にも押し付け配布したりすることもあり、いったい今まで何本のS1100を購入したことだろう。そして何枚の領収書をスキャンしただろう・・・シミジミ


■S1100の後継機、キターーーッ!

 S1100発売から3年以上が過ぎ、さすがにそろそろ後継機が発表されるのではないかと心待ちにしていたところ、やっとPFU社より新製品発売の噂が。ドキドキしながら待っていたところに発表されたのは、なんと、「SnapLite」・・・。

 い、いや、これはこれで良い製品かも知れないが、が、がががが・・・自分の中では全く「ナシ」というか使いドコロが全くイメージできなかったし、何よりS1100の後継機を予想していただけにこの肩透かし感たるや・・・。
 
 と、がっかりしまくっていた直後に、ついにS1100の後継機となる「ScanSnap iX100」が発売されるとの情報が!!
 一回肩透かしを食らった直後なだけに喜びもひとしおというか、なんか弄ばれた感あるっていうか。
 
 S1100の完成度は相当高いと感じていたので今回は大した進化はないのではないか、なんてことも思いつつ、恐る恐る新製品をチェックしてみたが。いやいや魅力的な新機能が沢山あり、早く試してみたい衝動に駆られる。

 しかしながら、S1100を4台も抱えさすがにすぐに買える状況になく、当面は様子見かな~と泣く泣く諦めかけていたその時・・・・・・奇跡は起きた。
 
 な、なんと、PFU社より「ScanSnap iX100」のデモ機をお借り出来ることに!!

 ScanSnapアンバサダーでもなく、著名なブロガーでもないこの私がそのような機会を与えて頂けるとは・・・日頃のS1100への愛が伝わったとしか思えない。
 ありがとう、S1100!! ありがとう、PFU!!
 
 発売日より前にデモ機を手にしていたにも関わらず、ちょうど忙しくなってしまいなかなか触る機会がなく、発売からずいぶん経ってしまったが。遅ればせながら、iX100を実際に使ってみて思ったところなどをいろいろ書いてみる。

 記事のアップまでに時間がかかった分、無駄に長くなってしまった感あるのは否めない。
 長い割に中身は大したことなく、最後まで読んでくれる方が果たしてどのくらいいるのか分からないが。せっかく書いたので、もし全部読んでくれた方にはこのiX100をプレゼント!!・・・くらいの気持ちはある。気持ちは。
 

■外観・デザイン






 まずは見た目の印象だが、結論からいうとあまり好みではない。

 S1100はスキャンボタンやUターンパスガイドなど所々に斜めカットのデザインが入ってそこが気に入っていたが、iX100は普通に真っ直ぐというか、それでいて角だけ丸みを帯びていて、一言でいうと「ずんぐりむっくり」的な・・・。
 上位機種のiX500とのデザイン統一という面もあるのだろうが、スキャナーとしての役割が違うだけにもう少し印象違うものでも良かったのに~と思わないでもない。
 まぁあくまでも好みの問題で、個人的にはS1100のデザインの方が好きってだけだが。
 
 カラーバリエーションも今回ブラックのみというのはちょっと残念すぎるというか。
 ちょっと前に「スキャン女子会」なるものが行われたそうで。女子たちがS1100のホワイトモデルに思い思いのデザインをカスタムプリントするという企画だそうだが、これはなかなか良い流れだなと思った。
 ”スキャナー”というマイナーなガジェットが女子にも受け入れられつつあるというのが嬉しかったし、そのようなカスタムプリントやデコという点からすると、やはりホワイトモデルがあっても良かったんじゃないかなと。むしろ思い切った新色が出てもおかしくないと思っていただけに残念。
 「ScanSnap」のロゴも、デコなどを考えれば真ん中にで~んと載せるのではなくS1100のように端にひっそりの方がデコる時に邪魔にならなかったんじゃないかと思ったり。


 あ、あと気になったのは、付属のUSBケーブルが異常に短い・・・。
 
 
 
 これは「まぁ一応ケーブルもつけておくけど短いのでいいよね?だってどうせワイヤレス接続でしょ?え?ケーブル使うの?マジで?バカなの?」とでも言いたげな短さ。これじゃあUSBポートがPC背面や右側にしかないとちょっとキツイかも。有線派の自分としては不満だ。
 S1100のケーブルとは形状が違うので流用できないが、スマホ用のマイクロUSBケーブルが使えたりするので、適度な長さのものが既にあれば特に問題はないんだけど。


■ワイヤレス接続(Wi-Fi接続)

 今回の目玉機能のひとつであるWi-Fi接続。アクセスポイント接続モードとダイレクト接続モードの二通り利用することができ、ホーム・オフィスや外出先、どこでもワイヤレスでスキャンが可能となった。

 接続先は従来のPC(Win・Mac)のほか、タブレット端末やスマートフォン(Android・iOS)も加わり、今まで以上にスキャンが身近になっている。

 上位機種のiX500では既にあった機能だが、モバイルスキャナーである本機がこの機能を搭載した意味は大きい。
 
 が、ががが・・・。今回ブログのアップが遅れたのは単に忙しかっただけではなく、このWi-Fi接続に原因が。なぜかアクセスポイント接続モードが上手く設定できないという・・・。せっかくの目玉機能のひとつを試さないままレビュー記事をアップするわけにはいかないと、何度もチャレンジしたがすべて撃沈・・・。
 以下の画面からどうしても先に進めず、設定が完了できない。
 
 
 
 いやいやいや、USBケーブルなんてめっちゃ抜いてるって!抜きまくってるって!!
 
 スキャナーを初期化してやり直しても今度は「ScanSnapManagerを再起動~」ばっかりで、もう何回再起動させたことか・・・。

 

 ダイレクト接続モードの方は何とか繋がるので、PCレスでスマートフォンだけのワイヤレススキャンというものは一応味わえはしたけれど、ここまで設定に苦労するとは計算外。我が情弱っぷりに泣けてくる・・・。
 まぁ、普段はPCの前にいることが多く無理にワイヤレス接続にしなくてもいいのでとりあえずはやせ我慢できるけど。時間をみつけて再チャレンジしてみたい。他の方のブログなどを見てもそのようなトラブルは見当たらないので、私が何か盛大に勘違い・思い違いをしてるんだろう。
 
 ということで、一般的にはこの機能は大きな意味を持つ素晴らしい進化だと思うが、個人的にはまだ少ししか味わえてないので、何とも言えないところ。
 
ーーーーーーー
 ・・・と、上記の文章を書きつつ、ブログをアップするまでに悪足掻きをしていたら。
 
 つ、繋がったよォォォぉぉおおお!!!!!!
 
 ただ、原因は未だに不明。特に新しいことを試したわけでもなく、何回も何回もやった手順を繰り返していただけ。スキャナー本体のバッテリー残量がなくなりつつありそろそろ諦めようかと思ったところにひょっこり接続完了の画面がっ!!!
 
 いったい何が原因だったんや・・・
 

 

■スマホアプリ

 ワイヤレス接続だけでなく、PCへの接続も必須ではなくなり、スマートフォンとこのiX100だけでスキャンが可能となった。この点も今回の素晴らしい進化のひとつ。

 PCレスでスキャンする場合は、当然ながらタブレット端末やスマートフォン側に入れた対応アプリを使う必要がある。それが「ScanSnap Connect Application(SSCA)」というアプリで、Android用とiOS用がある。
 
 これ、以前からある「ScanSnap Manager for ARROWS」アプリや他のスキャンアプリよりも遥かに出来が良いと思う。
 
 PDF形式での保存OK(別のアプリは画像形式のみだったり)
 ファイル名は「yyyyMMddHHmmss」含む何パターンから選択
 カラー・白黒、画質、原稿サイズなども選択して設定可能
 保存場所が選べる(Dropboxで自動同期させてるフォルダとか)
 
 などなど基本的な機能を備え、画質もPCでスキャンした場合と遜色ない感じ。
 
 とはいえ、やはりPC(ScanSnapManager)でのスキャンに比べれば制限はある。
 
 自動回転機能(原稿向き補正)がない
 PDFの作成ページ指定不可(継続読取りOKだが1ファイルで作成)
 PDFのOCR機能がない
 A4より大きいサイズの見開き原稿の自動合成機能がない
 読み取り設定の複数登録が出来ない
 
 あたりだが、特に読み取り設定の複数登録が出来ないのは自分の使い方的にはちょっと影響が大きく、やはりスマートフォン単体でのスキャンは外出時の緊急用という位置づけになりそう。

 ところで、外出先でスマートフォン単体でスキャンする場合、手動でいちいちアプリを起動させるのもちょっと面倒くさいような。
 例えば、NFCタグシールをiX100に貼っておいて、NFC対応スマートフォンを近づけたら自動でロック画面が解除されアプリが起動して即スキャンできるようになるとか、そういったことは可能なのだろうか。
 NFC対応スマホを持っていないので試すことが出来ないが、そういう使い方が出来ればより一層スマートかな、と。

 あ、それと、このアプリはOSのバージョン制限がそれほどキツくなく、iOSでは5.0以降、Androidに至っては2.2以降であれば使うことが出来るとのこと。これは有難い。
 古くなって引退させていたNexus Oneがあったのでインストールしてみたが問題なく使えた。同機はSIMフリーなので格安SIMでも入れてネット環境のない場所でiX100の専用機として使うとか、ちょっと使い途を考えてみよう。
 
 

■置き場所

 先ほども書いた通り、モバイルスキャナーである本機がUSBケーブル・PCから開放されたことで、従来よりも使い方が広がるのは間違いない。外出先はもちろん、室内でも利用シーンは広がるはず。
 
 例えば壁掛けとか冷蔵庫などへ貼り付けて使うのはどうだろう。

 従来冷蔵庫に貼り付けまくってた書類をどんどんスキャンして、なんだったらタブレット端末も冷蔵庫に貼り付けちゃったりなんかして。
 サンワサプライあたりで裏面にマグネットが付いたモバイルスキャナーが販売されているようだがまさにそんな感じで。ケーブルレス・PCレスの本機でこそそのような使い方が向いているのかなと。
 いっそのこと、家電メーカーはスキャナーとタブレットを扉に埋め込んだ冷蔵庫を開発してくれてもいいんじゃないか、なんてことを思ったりもする。
 
 スキャナー・タブレット一体型冷蔵庫ってのはともかくとして、机上に置くだけでなく壁掛け的な使い方は場合によってはアリなんじゃないかと。その場合、排紙された原稿の処理が気になるところ。下に落としっぱなしというわけにもいかないし、毎回手で押さえておくのもちょっと。

 ということで、排紙原稿をためておく専用のクリアホルダ(クリアバッグ)的なものがあると便利なんじゃないかと思ったり。一定期間ためておいて、たまったらそのまま取り外してファイルしたりとか。
 実際に、サイズは合わないものの無理矢理クリアホルダをくっつけて、そのスキャナーを冷蔵庫に貼り付けてスキャンしてみた。それがこちらの動画(13秒)。
 
 

 もし、スキャンした紙をすぐに捨てたり返却等するようなら、Uターンパスを起こして下のクリアホルダに原稿が入らないようにしておけばOK。っていうのが次の動画(12秒)。
 
   
 
 ちなみに、壁掛け等で挿入口を上に向ける場合、スキャナーの蓋(給紙トレイ)が問題。この蓋は開けた状態でカチッと固定されず、スキャナーを壁掛けにすると角度的に蓋が閉まっちゃうので、ここは何とかしてもらいたいところ。上の動画では仕方なくテープで留めている。

 あ、そうそう、蓋を開けるときの硬さはS1100の時より硬くなった感じもするが、作りがしっかりしたというよりは何か引っかかってる感じでイマイチ。この蓋の開閉の構造についてはもう少し改善の余地がありそう。


■持ち運び

 せっかくケーブルレス・PCレスになったので、そのまま身に付ける、つまりウェアラブルスキャナー!的なことも考えてみたいんだが。
 前腕に取り付けたり、首や腰からぶら下げたりして、まさにいつでもスキャンできるようにしておくとか。名刺交換なんかも例えばこんな感じで。
 
 まぁ半分は冗談だけど半分は本気。PCを持たずに外出する場合、腰からiX100をぶら下げて持ち歩くくらいはやっちゃうかもしれない。

 ところで、iX100は純正のケースも販売されている。これはこれで良いとして。



 個人的には、ケースに入れてさらにカバンの中に入れるというのもかえって使いにくい気がしないでもない。といって、このケースに入れて手に持って歩くというのも面倒くさい。
 
 このタイプのスキャナーはサイズ的に折畳み傘に例えられることも多いので、ならばいっそのこと折畳み傘ケースを代用したらどうだろう、と思っている。まだ実際に試していないが。
 折畳み傘ケースは、濡れた傘を入れるものなので、カバンの中に入れなくて済むようにカバンの取っ手に取り付けられるよう工夫されたものがある。この方がサッと使えるし、カバンの中で邪魔になることもない。

 取っ手に付けられるということは、ベルトに通せば手ぶらで持ち運びも出来そうだし。せっかくPCレスでスキャンできるのだからカバンを持たずに出掛けるときもこのスキャナーだけは持って行きたい・・・かなぁ~・・いやぁ~どうかなぁ~・・・微妙。
 いくつか物色してみたけど、サイズ的に結構ギリギリっぽいので選択肢が限られる。そのうちどれか試してみたい。
 
 
 
 あとは、スキャナーをカバンの口のところに取り付けてもいいな。スキャナーの挿入口を上に向けて、受け取った書類をカバンにしまうだけで自動的にスキャンできちゃうような。
 先ほどと同様にクリアホルダをつけておいてもいいし。
 冷蔵庫同様、カバンとスキャナーが一体化したコラボ商品の開発が望まれr・・・ないか。
 
 
 ・・・ま、結局たいしたアイデアも出ないのでこのへんで。
 
 

■スキャン機能

 肝心のスキャン機能そのものについてはどうだろうか。
 
 まず、真っ先に確認したけど、預金通帳のスキャンはS1100同様にOK。これがNGだと価値が半減するのでとりあえずホッとした。
 
 変わった点といえばスピード。スキャン速度だ。

 A4縦の原稿をスキャンさせた場合(エクセレントモード以外)の読み取り速度は、S1100が片面7.5秒/枚と元々速かったところ、iX100は片面5.2秒/枚とさらに約30%も速くなったようだ。
 ちなみにエクセレントモードだと「35秒 → 20.4秒」と40%以上も早くなっているようだが、エクセレントモードはほとんど使う機会がないのでまぁ参考値。
 エクセレントモードくらい差があるとハッキリするが、それ以外のモードの場合の「7.5秒 → 5.2秒」ってのがどのくらいなのか、実際に比較してみたのが次の動画(14秒)。
 
 
 どうだろう。この動画で見る限りは正直あまり大した差には感じないかも知れない。体感ではA4用紙なら確かに速くなったと感じることは出来るが、領収書などの小さな紙片ではほとんど分からない。

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 ってことはあまり大して速くなってないのか・・・というとそんなことはなく、小さな紙片の場合はさらにスキャン時間を大幅に短縮させる素晴らしい機能が追加された。
 
 「デュアルスキャン機能」!
 
 領収書や名刺のような小さな紙片を2枚同時に挿入すると同時に読み取ってくれて、もちろんファイルは別々に(2ページとして)認識される。ってことは、単純計算で2倍の速度でスキャンできるわけで、これはもうワクワクが止まらない。
 ワイヤレス接続やスマホ連携などはある意味予想された進化だったが、この新機能には完全にしてやられた。ちなみに他社製品にはこのような機能はちょっと見当たらない。
 
 デュアルといいつつ3枚でも4枚でも、原稿間が1cm離れてればイケるようだ。が、残念ながら手は2本しかないわけで、3枚・4枚を同時に挿すのはなかなか難しくあまり現実的ではない。
 
 さきほど「単純計算で2倍」と書いたが、実際にはそう簡単にはいかない。というのも、原稿間を1cm離すのが難しいケースも多いからだ。「いやいやいや、特にレシートとかなら楽勝でしょ」と思われるがそうでもない。
 
 以前、「書類のスキャンは辺の長い方を挿せ!」というような記事を書いた。
 つまり、短辺を挿すなら楽勝だが、長辺を挿そうとすると1cm空けられないケースも多い。
 名刺ならサイズ的に長辺挿しでも2枚イケるので、裏面は不要で表面だけのスキャンでOKならデュアルスキャンの恩恵を受けられる。
 
 辺の長さだけで考えると(現実的に2枚同時挿しが上限として)長辺が短辺の2倍以上あったら長辺挿し1枚ずつ×2回の方が速いことになるが、実際には1枚目と2枚目の原稿送りの間にタイムラグが生じる。短辺2枚同時挿しならこのタイムラグがないので一概には言えない。
 
 このデュアルスキャン機能が搭載されたおかげで、必ずしも長辺を挿すのが速いというわけでもなくなり、手にした紙のサイズによってその都度判断していきつつ経験値を貯めるしかないな、と。スピードを極めるのなら。
 
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 読み取り速度の向上とデュアルスキャン機能の追加。これだけでも十分スキャン時間短縮になっているのだが、実はもうひとつ嬉しい機能が。まぁ「新機能」というよりデュアルスキャン機能の副産物なのかも知れないが。
 
 ScanSnapのS1100もiX100も、自動給紙装置=ADF(Automatic Document Feeder)がついていないので、1枚1枚手差しとなる。その代わりというか、連送給紙機能=CDF(Continuous Document Feeding)という機能があり、1回スキャンボタンを押してスキャンをスタートさせた後は、ボタンを毎回押さなくても原稿を軽く挿し込むだけで『次々に』スキャンがされるようになっている。
 
 この『次々に』ってのがポイントで、先ほども書いたが、前の原稿と次の原稿の読み取りにタイムラグが生じる。基本的には1枚の読み取りが完全に終わってから次の原稿を挿入すると一拍置いて次のスキャンが始まる。
 ここを待ちきれずに焦って次原稿を挿入すると「原稿の差し込みが早すぎます」というエラーが出てしまう。さらに早く挿入した場合には前原稿の続きと認識されて2枚でひとつのファイルになってしまう。
 
   
 で、iX100の場合、デュアルスキャン機能を搭載した影響なのか、S1100の時よりも、この「原稿の差し込みが早すぎます」というエラーの判定が甘いような気がしている。あまりこのエラーが出ない。次原稿を挿すタイミングを上手く合わせると、一拍置かずに文字通り『次々に』スキャンできる、そんな印象がある。
 
 実際に50枚(のつもりが51枚あった・・・)の紙を『次々に』スキャンしまくってみたのが次の動画(2分17秒)。
 顔見せもなく、しゃべりもなく、サービスカットもなく、オッサンが手だけ見せながらひたすら2分もスキャンしまくるという、実につまらない動画に仕上がった。
 実際の領収書を使うのもアレなので、いらない新聞や申告用紙など紙質の異なるものをいろんな大きさに裁断して使用している。
 
   
 
 51枚をスキャンして2枚を1ファイルとして認識されたものはなかったし、「原稿の差し込みが早すぎます」というエラーも出なかった。むしろもっと『次々に』挿し込んでもイケそうな気配だが、なにしろ手の方が追い付かない。スキャナーに負けてる感じ。
 
 そんなわけで、このスキャナーのキャッチコピーを考えるとすれば、
 
 「手がもう1本欲しくなるほど速いスキャナー!」
 
 どうですk・・・・あ、却下ですか・・・ですよね・・・・・。
 
 
 ちなみにひとつ注意点が。
 スキャナー読取り部分の左右、あるいは左・中央・右に(同時じゃなく)順番にレシートを挿すようにすると、常にスキャナーが原稿を読み取ってる形になり、次原稿を読み取るまでのタイムラグが生じない。
 確かに一拍待たされずに済むのだが、これだとおそらくスキャナーの長尺制限(863mmまで)に引っ掛かるのか、途中で「原稿づまり、または最大読取り長さを超えました。」というエラーが出てしまう。
 

■バッテリー

 おそらく自分の場合はPCに繋いで使用するケースが多いと思うので、あまりバッテリーについては気にしていないのだが。

 上の動画にもあった領収書に見立てた50枚の紙をスキャンというのを2回やったところ、満充電だったスキャナーのバッテリー残量は80%になっていた。

 公式サイトでは、バッテリーフル充電でA4用紙を260枚読み取り可能となっている。もちろん使用状況によって結構誤差は出そうだが。

 領収書に見立てた紙だと100枚で20%減なので、フルで500枚。まぁそんなもんかな~という感じ。500枚というと物凄い量に感じるが、50枚で約2分なので、500枚でも20分程度で読み取れる量。結構減りは速いなという印象。実用上は問題なさそうではあるが。
 
 

■価格

 2010年11月発売のScanSnap S1100の定価は17,800円。2014年8月12日現在、Amazonでの新品価格は13,288円。iX100発売でもう少し下がるかと思ったがそうでもない。さすがに値段をぐっと下げた中古品はチラホラ出るようにはなったが。
 
 
 


 一方のiX100の定価は22,800円だが、2014年8月12日現在でなんと15,780円まで下がってきており、S1100との差はたった2,500円ほどしかない。また、他社の同等製品(といっても性能的にはiX100が圧倒的に上だと思ってるが)と比べても安い価格となっており、これはもう買うしかないだろと。
 
 
 
 
 もっとも、S1100の方は発売からだいぶ経ってることもあり、中古品の出品も多い。消耗部品のヘタリ具合が分からないので中古品はややリスキーだが、付属ソフトを外しただけの新古品が1万円前後あたりで出てればiX100との価格差も5,000円くらいなので競争力あるかなと。
 
 また、S1100の場合ホワイトモデルがある。こちらは従来はPFUダイレクトの限定商品で、流通数も少ないせいで中古品の出品もなく、ずっと定価が維持されてブラックに比べて割高感があったが。少し前に定価を13,800円に下げたようで従来よりはずっと手が出やすくなっている。
 とはいえ、iX100との価格差を考えると現状ではよほどホワイトモデルに拘りがある場合に限られるような気もするが。
 
 できれば今回のiX100発売を機に、S1100の方は1万円を大きく切るような思い切った価格になって、いわゆるモバイルスキャナーのエントリーモデルとして広く普及して欲しいなと思ったりもする。S1100もまだまだ捨てたもんじゃない、十分現役として使える製品なので。そして、いろんな資料を即座にデジタルデータにするという経験を一度味わい習慣にしてしまったら、もう元には戻れなくなると思うので。
 
 

■要望・妄想

 新製品が発表されたばかりではあるが、さらに次世代の製品に搭載を期待したい機能というか、いくつかの勝手な要望・妄想を書いてみたい。

 まず、先ほども書いたが、カラーバリエーションはやはりもっと欲しい。個人的にどうこうというよりは、やはりスキャナーを持つ人がちょっとでも増えることを期待して。
 
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 カラバリはささやかな願いとして、当面の一番大きな要望は、複数の読み取りパターンの切り替えをもっと簡単にしたい、ということ。

 できればスキャナー本体にいくつかボタンがついていて、それぞれに読み取りパターンが割り当てられるのが分かりやすいと思うが。ハードの改良となるとちょっと難しいかも知れない。

 ならばせめて、ScanSnap Managerの改良で、スキャナーの電源を入れたら自動的にPC画面の真ん中にボタン形式の大きなアイコンがど~んと表示され読み取りパターンを選べるとか。あるいは、読み取りパターンにホットキーが割り当てられるようになっていて、キーボードの「2」を押したら2番めの読み取りパターンに切り替わるとか、そんな感じで。
 現在は電源入れてもPC上ではタスクバーにあるアイコンがオンの時の絵に変わるだけで、それをクリックしないと読み取り設定が切り替えられない。タッチ操作だとちょっと文字も小さく操作しにくい感じがしている。

 もちろんスマホアプリの方でも読み取りパターンを変えられるようにして欲しい。PC並みの20パターンも要らないので、4~5個くらいは登録できると有難い。
 
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 上のふたつは割りと現実的な要望(実際には難しいんだろうけど・・・)だと思うんだが、ここからはちょっと妄想が入る。
 
 S1100やiX100は少々厚みがあるものでも読み取ってしまう。が、ガッチリ製本された何枚もある書類(例えば契約書とか)を読み取ることが出来ないという弱点はある。
 オーバーヘッド読み取り方式で非破壊スキャンが可能なScanSnap SV600という製品を持ち歩く強者の同業者もいると聞くが、さすがにそこまでの根性と体力と財力は・・・。

 そこで、iX100の読み取り部分が半分でパカっと外れて、ハンディスキャナー(原稿はそのままで、手に持ったスキャナーを動かして読み取る)のように使えたらな~、なんて。
 通常のスキャンと全く同じレベルのクオリティは望まないので、緊急用としてでも。

 ハンディスキャナーもいろいろあって、iX100よりもずっと小さくて軽いものも多いので、プラスして持ち歩けば・・・とも思うが。実際にちょっと高めのハンディスキャナーを購入して使ってみたことがあるが、画質や速度、ソフト的に実用に耐えられるものではなく。何より真っ直ぐ読み取りのが至難の業。無理。
 でも、ScanSnapなら・・・PFUなら、ハンディスキャナーもなんとかしてくれるんじゃないか、っていう期待も込めて。(まぁ無理して2in1じゃなくても優れたハンディスキャナーが別に開発される方に期待するのが現実的か・・・)
 
 ちなみに既存の他社製品でもそんなのはないよな~と思ってたが、近いものがあったのを知って驚いた。それが「NEXX (ネックス) ハンディスキャナー IS19 PLUS」という製品。基本はハンディスキャナーなんだけど、フィーダー用ドックがあってそこに装着するとシートフィードスキャナとしても使えるというなかなかの変態っぷり。キライじゃないです、ハイ。
 さすがにこれを持ち歩きたいとは思わないし、スキャナーとしての基本性能もScanSnapとは比べるまでもないとは思うんだけど。
 
 
 
 ハンディスキャナーが難しいとなると、やはりスマートフォンのカメラに頼るしかないのだが。どうしてもデータのクオリティ的に不満がある。
 そこで、iX100が変形して「SnapLite」みたいなスマホカメラのスタンド台として機能するようなギミックがあれば、まだ画像のクオリティの安定が期待できるんじゃないだろうか。先ほど「SnapLite、ないわ~」みたいなこと言っておいてアレなんだけど・・・。
 
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 あとは、やはりADFは欲しいよね・・・

 いや、モバイルスキャナーにADFを付けず重送検知機能もなくして手差しで割りとなんでも読み取れるようにしたというのは正解だったと思う。

 書籍のPDF化のように同じサイズ・紙質のものを大量にスキャンする場合には、iX500のようなADF付きのスキャナーに原稿をセットして、放置しててもスキャナーが1枚ずつ原稿を送ってスキャンしてくれる方が有難い。
 一方、領収書のような、紙のサイズも質もバラバラ、保存状態も悪くしわくちゃだったりするものも多いと、ADFを完全に信頼することが出来なくなってくる。
 書籍ならページ数の記載があるので最初に何枚セットしたかも分かりやすく、スキャン後のPDFページ数と比較して抜けを確認しやすいが、領収書とかだとそもそも何枚あるか数えるのが面倒。なのでむしろ手差しでOK、と考えている。
 実際にADF付きのスキャナーの紹介で「領収書などもまとめてセットしておけば~」的なものがあるが、本当にちゃんと読み取れているのか疑問。

 だから、そういう考えとは矛盾した要望にはなるんだけど・・・でもやっぱり手差しよりはADFに任せられるならその方がラクな訳で。ScanSnapなら・・・PFUなら・・・そのへんも上手いことやってくれる、そう信じてる。
 ちなみに、ADFは後付のオプションみたいに出来たらいいかなと。重送検知機能もオンオフ切り替えられるような感じで。
 
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 スキャン原稿の整理がきちんと出来ていないと「あれ、この紙はスキャンしたんだっけ?まだだっけ??」ってことも出てくるかも知れない。

 そこで、スキャンするとその書類が後でスキャン済かどうか判別できるような、そんな仕組みが欲しいような、そうでもないような・・・。
 例えばスキャナーを通過した原稿には裏面に特殊なインクなど(フリクションペンで使われるような後で消せるものとか)で印がつくとか。もし原稿が重なったままスキャナーを通過したらそのうちの1枚は印がつかないので後ですぐに分かる。ただの印じゃなくてタイムスタンプが押さればなおいい気もするし、そうでもない気もするし・・・。
 あ、でも通帳とかだと同じページを何回もスキャンすることもあるわけで、その場合はどうすれば・・・。

 ま、まぁちょっとまだ自分でもアイデアを整理しきれてないけど、ScanSnapなら・・・PFUなら・・・きっとステキなソリューションを見つけてくれるはずっ!

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 S1100からiX100になって起動音・読取り音が少し変わった。なんと表現してよいか分からない、高くなったというか、上品になったというか、緻密な音になったというか。(だからといって特に良くなったという気もしないんだけど)

 こういった音も含めた細かい部分ももっと磨き上げていって、使っていて気持ちいい、もっと使いたくなる、そんな製品になって欲しい。
 ただ静かなだけじゃなく、耳障りじゃない心地よい音が出ればスキャンしてても苦にならないだろうし、スキャンボタンの押し心地や蓋の開閉の感触とか、チープ感がまだ残るのでこのへんにも拘って頂いて。

 「は?音?押し心地?チープ?そんなもんコスト考えなきゃいくらでも出来るけど、それで高くなったらオマエ買うの?ねぇ買うの?」と激詰めされそうだが・・・ハイ、買えないですゴメンナサイ・・・。
 ちなみに心地よい音って例えばどんなのだろうと想像してて、浮かんだのが自分の場合「赤ちゃんの笑い声」だったんだけど。
 夜中のオフィスやお客様の目の前で、スキャンするたびに赤ちゃんの笑い声が聞こえてくるのを想像したら、そりゃもうホラーだろってさすがに自分でツッコんで却下した。
 

■まとめ

 今回ScanSnap iX100を使わせて頂いて、また本記事を書くにあたっていろいろなスキャナーのレビュー記事や動画などを見て感じたのは・・・
 
 「ScanSnap iX100にライバルなし!」
 
 いや、決してデモ機をお借りしたから言うわけではなく、本心からそう思った。強いて言えば、「ScanSnap iX100」のライバルは「ScanSnap iX500」であり「ScanSnap S1100」だろう、と。
 
 モバイルスキャナーを購入を検討するにあたっては、iX100はもちろん大本命だが、S1100も十分選択肢に入ってきておかしくないと思う。その場合の判断基準は次のような感じだろうか。
 
 どうしてもワイヤレスが好き(ケーブルが嫌い)な人、出先でPCのない状況でスキャンしたいケースが多い人、何事もスマートフォンで済ませたい人、領収書などを大量にスキャンする必要がある人、手軽に何人か(PCのない人含む)でスキャナーを共有して使いたい人、あたりはiX100が向いている。
 
 逆に、PCを使う時間が長く、出先にも基本的にはPCを持参し、ケーブルもあまり気にならず、数枚程度の資料を日々処理する、そんな場合はS1100で充分とも言える。

 ちなみに私は両方に当てはまるので二台とも使うけどねっ(キリッ 
 

■おわりに

 本機のようないつも身近にあり何でも読み取れるスキャナーがあるとついつい色んなものをスキャンしたくなるが。デジタルデータで作成されたものはなるべくデジタルデータとして受け取るようにしたい。
 
 例えば、相手から渡される紙資料がExcelで作ったものであれば元のExcelファイルをメール等で送ってもらうようにするし、商品についてくる取扱説明書はわざわざスキャンしなくてもメーカーのサイトからダウンロード出来る可能性が高いのでスキャンしない、とか。
 「とりあえず何でもスキャンしておいて後で判断、あるいはそのままデータとして放置しててもコスト的には無問題」というのも理解しつつ「なるべく無駄なスキャンはしない」ように心掛けている。
 
 PC等でデジタルデータとして作成したものが、プリンタで印刷されてアナログなものになり、その印刷物をまたスキャナーでデジタルに戻す。しかし手間とコストをかけて戻したデータは元データに比べ圧倒的に質が劣化している。こんなバカバカしいことをいったいいつまで繰り返せばよいのか。

 先ほど次世代機の要望まで書いたが、ドキュメントスキャナーの更なる進化以上に期待したいのは、そもそもスキャナーが不要になる環境(社会)・・・だったりもする。
 
 

■最後に一言

 「ScanSnap、サイコーーーッ!!」 \(□...□)/ 


■本音

 スキャンするの、もう飽きた・・・。





2013年2月5日火曜日

領収書は折るな!とか、そんな話。


さて、確定申告。
この時期になると領収書と触れ合う機会も多くなる。
ってな訳で、領収書についていろいろと思うところを書いてみる。
過去の内容とカブる部分も多々あるが。

====


◆折らない!


店で買物等をしてお金を払い、領収書をもらう。
その時に、領収書はいったん財布にしまわれることが多いだろう。
レシート・領収書は店によって大きさもまちまち。
中にはやけに長いもの・大きいものがある。
そのままだと財布に入り切らなければ当然折りたたむことになる。
ここで、ピチッと折ってはいけない。
ここは、フワッと折るべき。
で、帰宅したらなるべく早めに財布から取り出し、伸ばした上でA4クリアフォルダなどで保管する。
いつまでも折ったままの状態にしているとクセがついてしまい、いちいち伸ばさないと内容が確認できなくなる。
1枚1枚では大したことでなくても、溜まった領収書を処理する時はこの「伸ばす」作業が本当にバカにならない。
あ、ちなみにクシャッと握りしめて上着のポケットとか入れるのは論外。



◆貼り付けない!


領収書は台紙に貼り付けて保存しなければ・・・なんて決まりはない。
あの貼り付ける作業は面倒だし紙の無駄だと思う。
ましてや、会計ソフトに入力する前に貼っちゃったら見難くてしょーがない。
領収書はスキャンして、ある程度のくくりでクリップでとめ、封筒型のリフィルに放り込んで保存している。
こちらの記事(Blog the Minor: 私がせっせと領収書をスキャンする理由(本編))ではキングジムの商品を紹介したが。
KOKUYOの同タイプの商品もなかなか良い感じ。
両方ともフタがもうちょっとしっかり閉まるといいんだけど。



◆穴を開けない!


領収書の保管方法として、領収書にパンチで穴を開けボール紙で表紙を付けて綴紐でひとまとめにする、というのがある。
台紙に1枚ずつ貼り付けていくやり方に比べればラクな気はするが。
領収書を何枚かまとめてパンチすると思うが、領収書の角を揃えるのはなかなか難しくパンチがズレることも多い。
まとめた中の1枚だけパンチされなかったり、ズレて日付や金額など大事な箇所に穴が開いてしまったり。
なによりも、穴あけ器にはゴミが散らからないようにためておく箇所があるがそれでもあの丸くて小さいゴミが散乱してしまうことが多く、個人的にはあれがキライ。



◆綴じない!


ここで言う「綴じない」とはホチキスで綴じないということ。
私の場合、領収書はすべてスキャンして管理している。
そのスキャンの大敵がホチキス。
スキャナーよってはいちいち外さなきゃいけないし。
ScanSnapS1100ならホチキスで綴じたままスキャンはできるが、スキャナーが痛みそうで。
「領収書とその明細書」みたいな2枚組のような時はクリップで良いかと。



◆鮮度が大事!


レシート・領収書にも鮮度ってもんがある。
古くなったものは、特に感熱紙とかのレシートだと文字が不鮮明になり、内容が見難くなる。
また、上述のように折りたたみグセがつくと伸ばす手間もかかりスキャンもかけにくい。
出来れば新鮮なうちにスキャンしてデータ化しておきたい。
領収書をもらう都度モバイル用のスキャナーでスキャンしておければ一番良いのだが、まだそれに適したスキャナーは見当たらない感じ。
ちなみに、スマートフォンでの撮影も考えられるところだが、個人的にはNG。
写真だとファイルサイズも大き過ぎるし、光のあたり具合や角度なんかも気にしなきゃならない。
その辺を補正してOCRかけてPDF保存まで出来るアプリはあるかも知れないが、そもそもそんな作業はスマホでやるべきではないと思ってる。
バッテリーの無駄遣いにしか思えない。
あくまでも緊急用かなと。



◆ブランクはNG!


領収書を会計処理する際に必要な情報は「日付・金額・相手先・内容」だ。
これらの全部又は一部が白紙の状態になっている領収書などが時々ある。
金額がブランクはもっての他だが、時々お店側がヘンに気を利かせてブランクにしてきたりもする。
こんな時は金額欄にあとで好きな金額を入れる・・・・ではなく、実際に支払った金額をちょこっとメモしておく程度の方が良いのではないかと思う。
それと、日付のブランクは割りと多く見かけるが、これ、地味に不便。
これも実際の利用日をメモしておくと第三者が処理する時は有難い。
内容は、レシート以外の場合は記載されているケースの方が少ない気もするし、あっても「お品代」程度が多いかと。
店舗名等で大体の内容が分かる場合は別に構わないと思う。
店舗名からは使途がマッタク想像できず、ある程度の金額の場合には内容をメモしておいた方がよい。



◆支払い手段ごとに分ける!


領収書をどういう風に分けて保管するかは、取引量や処理方法にもよるし、これがベストというのはないと思うが。
個人的には「支払い手段ごとに分ける」ようにしている。
現金払い、クレジットカード払い、銀行振込、銀行口座引落、Suica等の電子マネー払い、など。
仕訳で言うと「貸方」を固定しておく感じ。
例えば、銀行口座払い(振込・引落)なら預金通帳、クレジットカード払いならカードの利用明細書を基に会計処理をすることが多いと思うが、領収書の方でも処理してしまうと仕訳がダブってしまう可能性がある。
なので、これらを区別しておくことは重要かな、と思いつつ。
でも支払手段もどんどん増えているので、それも面倒な気もしつつ。


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ま、長々と書いた割にはどうでもいいことばかりだけど・・・。

あ〜、早く領収書も電子化しないかな〜・・・。





2013年1月28日月曜日

スキャンした領収書などのデータをEvernoteに入れない理由

ぼちぼち確定申告の時期。
領収書に関するツイートなども増えてくる季節。
そんななか「領収書などはとにかくEvernoteに入れておくと便利」ってな内容のツイートもよく見かける。

それに対する私のツイートが以下。

領収書を全部スキャンする・・・これは父さんも大賛成だ。But!それをエバーノートに突っ込んでおくというのは・・・父さんちょっと賛成できないな。

なんでかって言うと・・・・私がEvernoteを全然使いこなせなくて良く分かってないから。

そう、Evernoteのアカウントは持ってるし、多少はデータを入れて触ってはいるのだが、いまだにその有り難みが良く分からない。

Evernoteって容量無制限(月の転送量制限はアリ)で、自動的にOCRがかかり、アップしたノートも一覧でき、なんとなくオシャレで見やすい、っていうのが個人的なイメージ。

ただ・・・例えばOCR認識したデータは基本的に検索にしか使えないよね??
(ヒットした文字などをコピペとかは出来ないよね??)
裏技でOCR結果のテキストを取れるというので以前試したことが。
確かに取れはしたけど、到底普段使い出来るものではなかった。

そもそも領収書などをOCRにかけてもその結果は大して役に立つとは思えず。
手書きのものはまずまともなOCR結果にはならないだろうし。
印字のレシートでも余計なデータが多すぎる気が。


で、自分なりに試行錯誤したうえで辿り着いたのが以下。
  1. スキャンしてPDFを保存。(ローカルPC+Dropbox)

  2. ローカルPCでPDFの内容をプレビューしながらファイル名を変更。 ファイル名は「日付 金額 相手先 内容.pdf」みたいな感じに。

  3. ローカルPCのファイルを操作するので、例えば相手先などは省略して入力しておいて、リネームツールで一括置換なども可。

  4. そのファイル名として入力したデータをちょい加工して汎用データとして会計ソフトに取込み。
(上記の詳しい解説はこちらあたりを参照。)


上記のやり方だと「Evernoteに放り込んでおくだけ」に比べればファイル名を入力する分手間はかかるけど、でも後でEvernoteのデータを見ながら会計ソフトに入力するのだとすれば、同じことかなと。

OCRに関しても、別にEvernoteじゃなきゃ出来ないもんでもないし。
そもそも領収書のOCR自体が不要だと思ってるし。

ストレージ容量についても、領収書のスキャンデータなんて動画や高画質の写真などのデータに比べれば特に気にする程の容量にはならないかと。

「スキャンした内容を画像として一覧する」という必要性は個人的にはあまり感じてないが、PDF形式じゃなく画像形式として保存すればローカルPCでも可能だし、ScanSnapOrganizerなどのツールを使えばPDF形式でも中身を一覧することは出来る。

一覧できなくても、ファイルを選択したらパッと内容が確認出来れば充分だと思っており、そのためWinなら標準エクスプローラーのプレビュー機能、MacならQuickLookが個人的には手放せない機能となっている。

とにかく、日付や金額、相手先や内容などで正確に検索できた方が有難い訳で、それにはOCRだけでは不十分で、スキャンしたファイルに紐付けた手入力のデータが今のところ欠かせないと思っている。


ちなみに、上記の「ファイル名で仕訳する」方法だと、他人に処理を頼みやすいということもある。

例えば、フリーランスの方が後でまとめて処理しようと領収書をスキャンして保存してたんだけど、申告間際になって急用・急病で自分で処理が出来なくなり、他人に手伝ってもらいたくなったとする。
もちろんお金に関する資料なので誰でもいいって訳じゃないと思うけど、例えば身内とか、記帳代行する会社や会計事務所とか。
そんな時に、Evernoteにデータがある状態だと、他人とデータ(ノートブック)の共有自体は出来るとして、その処理は会計ソフトを入れてもらわなければいけないとか、あるいはExcelにデータを打ち込んでもらうとかになるだろうか。(ちなみにEvernoteのノートタイトルで仕訳するのは面倒くさすぎる)
その場合、どの領収書をどう処理したかが分かりにくくならないだろうか。

これが、ファイル名として入力する方法だと、どの領収書をどのように処理したかが一目瞭然。
処理してもらう相手にも会計の知識や会計ソフトはもちろんExcelですら不要。
Dropboxならファイル修正履歴も残るし、実に便利だと思うのだが。


そんなわけで、なかなかEvernoteを使いこなせないでいるわけだが。
Evernoteこれだけ人気ということは、何か私の知らない魅力があるのだろうし、上記の理解も間違っている部分があるかも知れない。
が、今のところ個人的にはローカルPC+Dropboxが一番やりやすいなと。

ちなみに、以前から疑問なのだが、Evernote使いの方(あるいはDropbox使いの方も?)はローカルにファイルは置かず、あくまでもクラウドのみで運用するケースが多いのだろうか。
個人的には、やはり閲覧・操作においてファイルはローカルにあった方が断然見やすいし処理しやすいと思うのだが。



最後に。

例えば「130128 3500 ◯○交通 タクシー代.pdf」などのように「日付 金額 相手科目 内容.pdf」で処理されたファイルを複数選択してScriptを走らせたら金額の合計が表示される、とか、「交通費」というフォルダにタクシー代などの領収書を放り込んだらその金額を集計し、フォルダ名を「交通費 ××円」と自動的に変更するようなことが出来ないかと考えている。

Twitterでその旨つぶやいたら少しヒントも頂けたし、そのうちちょっとチャレンジしてみるつもり。

2012年5月14日月曜日

書類のスキャンは辺の長い方を挿せ!

特にひねりもオチもない。
まさにタイトル通りの当たり前のことであるが、念のため。そう、念のため。

例えばレシートなどをスキャナーに読み込ませる時など、なんとなくこういう向き(下の画像)でスキャンしてないだろうか。



え、してない? そうか・・・。

ただ、普通に考えれば、というか、特にあまり考えなければこの向きだろう、と。
そんなことない? ま、自分が最初そうだったんだけど・・・・。


が、ある時「長い辺を挿す」方が効率が良いことに気付き・・・orz。


スキャン後の画像(PDF)は内容によって自動で回転して見やすい向きで保存される。
もちろんそのようにスキャナーの設定をしていればだけど。
(逆に、あえて自動回転機能をOFFにする場合もあるけど)

1枚1枚の読み込み時間の差は大したことないかも知れないが。
枚数が増えれば結構な差になるので、短い辺を挿していた方はぜひ。







2012年4月11日水曜日

スキャンした領収書の絞り込み検索

領収書、スキャンしてますかーっ!

してない?・・・だよね。普通はね。

ま、自分の場合、こちらの記事(Blog the Minor: 私がせっせと領収書をスキャンする理由(本編))の通り全スキャンしてるわけだけど。

過去の領収書を探して確認しなきゃいけない時ってあるよね?

え、ない?・・・だよね。普通はね。


例えば、「なんか最近やけに電気代が高いな〜、過去の電気代を調べてみよう!」っていう場合。

事業用のものや家計簿をつけていればに記録していれば帳簿(ソフト)を見れば日付や金額は分かる。
が、電気の使用量(kWh)や単価まで確認したい場合、さすがにそこまでは入力していないはず。
となると領収書を見なければならない。

ちょっと苦しい展開だが、さっきたまたまそういう状況になったのと、このところブログ更新してないので一応・・・。

具体的には、

1.Explorerを起動する。(ショートカットキーは「Winマーク+E」)

2.領収書等が保存されているフォルダを辿る。

3.プレビューウィンドウを有効に。(ショートカットキーは「Alt+P」)

4.検索ボックスでに入力する。例えば「電気代.pdf」とか。

5.リストアップされたファイルを選択すると右側のプレビュー画面に領収書の内容が表示される。

6.ファイル選択で下(上)キーを押していけば順次内容が確認できる。

以上はWindowsでの手順だが、もちろんMacでもSpotlight+Finder+Quicklookで同様に。

もしPDFがうまくプレビュー出来ない場合にはこちらの記事(Blog the Minor: スキャンその後に(ファイル名変更テクニック))に書いた通り、デフォルトのPDFリーダーを変えてみると良いかもしれない。


以上。


え?Evernote? まぁそれでもいい・・・けど・・・。





2012年2月18日土曜日

小規模事業者(フリーランス・マイクロ法人等)と電子帳簿保存法

◆ペーパーレスにしたい

コンピュータの処理能力の向上、ストレージ容量の増大、通信速度の向上、クラウドの台頭、ドキュメントスキャナーの進化、タブレットやスマートフォン等端末の多様化、より使いやすいソフト・アプリの開発、SNSの流行などなど、これらIT関係の技術革新は本当に目覚しいものがある。

こういったものを駆使して、コワーキングスペースやノマドワーキングといった新しいワークスタイルが普及しつつあり、従来のようなオフィスを持たずに事業を行うというケースも増えているように感じる。
とりわけフリーランスやマイクロ法人(※)など組織に縛られずに働く方はそういう傾向にあるような気がする。あくまでも気がするだけだが。
※
マイクロ法人という正式な用語があるわけではないと思うが、ここでは「株主1人取締役1人だけの法人、又はそれに近い法人」という意味合いで使用している。

そのような形態であれば当然ながら業務に関連する資料はペーパーレス化をした方が利便性は高く、またそれを実現しようと思えばすぐにでも出来る環境は整ってきていると思う。

にもかかわらず、これを阻むのが「法律」であり、「領収書や請求書など」の経理資料だ。
経理資料なんて最も見たくない、最もペーパーレス化したい資料のひとつなのに、そういうものに限ってなかなか難しい。

「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」
→ 略して「電子帳簿保存法」
「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」  及び
「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律」
→ 通称「e-文書法」
ちょっと調べればこのような制度があることに気が付く。

簡単に言えば、経理関係(国税関係)の資料も事前申請し承認を受けて一定の要件を満たせば、PC上で一定のソフトで作成したデータは印刷しなくてもヨシ、紙でもらった領収書等もスキャンしてデータ保存すればヨシ、というものだが。


個人的には、現時点では、フリーランスやマイクロ法人など小規模な事業者が電子帳簿保存法を適用してペーパーレスを目指すのは

ムリ  だし

ムダ  だし

ムキーッ!  ってなるからやらなくてヨシ!

という結論に。

なにせ要件が厳しく、コストもかかるため、ある程度の事業規模があって管理できる部署などがなければ運用は難しいと思う。
やってみようと思った人の多くはまずこのQ&Aを読むだけで挫折するのではないだろうか。
電子帳簿保存法Q&A|その他法令解釈に関する情報|国税庁

私自身も数年前に独立開業した際に、せっかくゼロからのスタートなので、ペーパーレスを目指すべく電子帳簿保存法の適用を検討したことがある。
が、ちょっと調べてすぐに興味を失ってしまった。
まるで、自分が便利になるためではなく、国のために手間とコストをかけてやってあげなきゃいけないようにも思えたから。



◆電子帳簿保存法の実績・最近の動向

2005年(平成17年)にe-文書法が施行、電子帳簿保存法も改正され当時はそれなりに話題になったと記憶しているが、その後あまり話しを聞かない。
せっかくなので同制度がどのような運用実績なのか調べてみると、
電子帳簿保存法に係る電磁的記録による保存等の承認状況について|報道発表資料(プレスリリース)目次|国税庁


これによれば直近データで累計承認件数が約12万件、前年比8.9%増とある。
母数が不明なので多いのか少ないのかよく分からない。

ちなみに、国税庁サイトに掲載されている統計情報によると、平成21年度時点の申告法人数は約260万社だそうだ。


単純にこれとの比較で見ると、法人関係の承認件数は約9万件なので、約3.4%ということに。(少ないような気もするし、多いような気もするし・・・。)

ただ、12万件とか9万件というのはあくまでも「電子帳簿保存法に係る電磁的記録による保存等の申請」に対する『承認』件数の『累計』である。
同制度は申請してから3ヶ月など一定の日までに承認又は却下の処分がなければ自動承認(電子帳簿保存法第6条5項)となり、却下されることはあまりないのかも知れないし、既に取り消されたケースもあるのではないだろうか。
よって、これらの数字がすべて実際に運用されている数という訳ではないのだろう。

ちなみに、運用されているケースも上場企業及びその関連企業などがほとんどではないだろうかと思ったりする訳だが、こちらのサイト(上場企業の連結子会社数/2010年度 | すうじスクラップ-市場動向データバンク-)によると、2010年度の上場企業の連結子会社数は約4万5千社だそうで。

と、なんだかんだ数字を挙げてみたが、結局のところは良く分からないのだが。


とにかく、いろいろと厳しい要件があるが、
  • すべての文書が電子保存出来るわけではない
  • 電子署名・タイムスタンプが必要
の2点だけみても導入する気は失せるというものだ。

1については、文書ごとに電子保存可能かどうかを判断しなければならず、却って管理は煩雑になる気がする。
2については、コストがかかりすぎる。
文書1枚ごとに約10円だとか、いや、1日分の文書をまとめてスタンプできるようになったとか、当社は定額制を導入しましただとか、なんかいろいろあるようだが、要するに金がかかるのである。

いや、正直に言うと、
上記で「ムリ」と書いたが、少し頑張れば要件を満たすことは可能かも知れない。
「ムダ」と書いたが、紙保存の場合だってコストはかかる訳だし、小規模事業者であっても電子帳簿保存の方がコストが安く済むのかも知れない。
とも思っている。
が、仮にそうであったとしても、個人的にはこの制度を使う気にはならない。
なんとなく「ムキーッ」となりそうだから、という極めて感覚的なものなのだが。

もちろん、制度の要件が厳しくなるのも理解は出来る。
やはり電子化してしまえばコピーや改ざんがしやすくなるので制度が悪用されるケースも想定しなければならない。
不正防止のためには、高額な領収書など重要書類は対象から外し、電子署名やタイムスタンプが要求されることはやむを得ないだろう。

ただ、それにしても使い勝手が悪すぎると思うのは大企業も同じようで、経団連も承認要求の緩和を求めている。
それもあって、現在国税庁から経団連宛に実態把握のためのアンケート調査の協力依頼がされているようだ。
日化協文書 【経団連】電子帳簿保存に関する国税庁アンケートへのご協力のお願い
どのようなアンケート結果が出て、それがどのように反映されるのか。
気になるところではあるが、期待は全くしていない。

ちなみに。
今回いろいろと調べた過程でこのようなセミナーがあることを知った。
(セミナー)必見! e-文書法&電子帳簿保存法 の最新動向
無料だし、思わず申し込もうと思ったが、この時期だし、どうせ「やっぱ使えない制度」という結論になるのがなんとなく想像つくのでやめた。



◆自分のための電子化

では、電子化・ペーパーレス化を諦めるのかというと、これはやる。というか実践している。国のためではなく、自分のために。

こちらの記事(Blog the Minor: 私がせっせと領収書をスキャンする理由(本編))でも書いた通り、領収書など紙でもらった文書はすぐにスキャンする。
電子帳簿保存法の要件を満たすつもりはないのでもらった領収書等は紙のまま保存しなければならないが、紙はすぐにしまう。
また、コンピューター上で作成する資料は極力(必要な時まで)印刷しない。
こちらもやはり電子帳簿保存法の要件を満たすつもりはなく、まとめて処理することもあるし修正履歴も特に残していない。

そもそもペーパーレスを目指す理由として挙げられるのは
  • 保管スペースがない
  • 触りたくないし見たくもない
  • 紙だと検索できない
  • いつでもどこでも見れない
といった感じだと思う。

上記を実践していれば保管スペースの問題以外は一応満たされる。
国税当局や大企業などの組織のためにする電子化と違って、真実性の確保、つまり改ざん等がないことを担保する必要は基本的にない。
そのような不正をしないことは自分が一番良く知っているから。
当然ながらミスによるデータのダブりなどはないように管理しなければならないが。

最終的には紙で保存しなければならないので保管スペースの問題は残るが、残す文書・破棄する文書を厳選して最低限のものだけを残し、整理して極力スペースを取らないようにしている。
まぁ実際は小規模事業の場合の紙の量なんて整理してしまえばそれほど大したことはないことが多いような気もするが。

一般的には、特に経理関係や役所関係の書類などはどれが捨ててよくてどれを保管して置かなければならないのかという取捨選択の判断に迷うということが多いのかも知れない。
そういう判断や整理作業そのものが苦になることが多いのだと思う。
だからその辺の判断や整理含めて外部(会計事務所など)に投げてしまうというのはアリかも知れないし、単に紙が邪魔なだけであれば倉庫業者など外部に預けてしまえばスペースの問題も解決する。
結局この辺は委託コストとの兼ね合いだろう。
当事務所では基本的に原始資料はなるべくお預かりしない方針でいきたいが、もしそうしたニーズが大きければ検討しなければならない。



◆まとめ

まとめるほど大した内容をここまで書いてはいないのだが。

とにかく、電子化・ペーパーレス化というのはもはや避けられない流れであり、良し悪しは別にしていつかはそうなるというか、しなければならないのだと思う。

となれば、早めに取り組んでおくに越したことはない。
現時点では電子帳簿保存法の適用は難しいかも知れないが、法改正で要件が緩和されることがあるかも知れないし、すぐにでも取り組める準備だけはしておきたい。
あるいは、出来そうなところからちょっとずつ始めてみるとか。

簡単に電子化・スキャンしてデータ化といっても、ファイル形式やら保存媒体やらバックアップ体制やらいろいろ考えなければならないことはある。
紙と違って失うときは一瞬であるからこそ慎重に扱わなければならない。
いわゆる電子ファイリングの知識はきちんと身につけていかなければならないと感じている。
電子ファイリングというと大企業などをイメージするが、あくまで小規模事業者を前提とした電子化・ペーパーレス化に今後もこだわっていきたいと思う。



2012年2月10日金曜日

リネーム(ファイル名変更)について追記

先日の記事(Blog the Minor: スキャンその後に(ファイル名変更テクニック))に少し追加。

ファイル名は後で一括置換処理ができるので最初の入力はある程度端折っても構わないのだが、その時に使っているツールを紹介。
いまメインで使っているのはFlexibleRenamerというソフト。

例えば、領収書PDFにファイル名で仕訳をする際に日付を入れるのだが。
年(あるいは月も)はそうそう変わらないのでいちいち入力するのが面倒。
あるいは、よく登場する相手先の名前が長く毎回入力するのが面倒、など。
これらは省略して処理しておき、後でリネームソフトを使って一気に追加する。

Explorer(ファイル名変更前)


FlexibleRenamer起動


Explorer(ファイル名変更後)


画面を見て分かる通りかなりいろいろな条件でリネームができるし、正規表現も使えるのでさらに応用が効く。

このような作業はなんとなく「出来るんだろうなぁ〜」と思いつつツールを探すのが面倒だったり、使い方を覚えるのが億劫だったりで、ついつい手作業でやってしまうこともあったが。
やってみれば大したことはなく、それでいて格段に作業がラクになるなと。

なお、一括リネームのやり方はExcelVBAを使ったりその他いろいろあると思うが、こちらもたまに使っている。

窓の杜 - 【REVIEW】Excelの編集機能を利用してファイル名を一括リネーム「エクセルでファイル変換」:

Excel上でリネーム作業ができるのだが、利点としては一括置換やvloolup等の検索系関数が使えるので、別にリストを用意しておいて、条件にあった名前に変更できる。

例えば、使いにくいと巷で評判のe-Taxソフト。
帳票を印刷する時に日本語の帳票名をファイル名にしてくれず、それぞれの帳票につけられたコードがファイル名になる。
なので、e-TaxソフトでPDF印刷したらいちいちファイル名を変更しなきゃいけない。
そこで上記のソフトと次のExcelアドインを使って一気に変えている。(といってもあまり使うこともないんだけど・・・)
なお、下記アドインは有償のものだけど、探せばフリーのものもあると思うし、関数等でも対応は可能かと。
「Excelの玉手箱」アドインコレクション-株式会社フリーフォーマット:

「エクセルでファイル変換」の画面



Excelアドイン「キー項目一括置換」の画面


そんな訳で、リネームに関する追記はとりあえず終わり。



2012年2月5日日曜日

スキャンその後に(ファイル名変更テクニック)

なんだか小林製薬「トイレその後に」みたいなタイトルだが気にしない。

ビバ!ペーパーレス!とばかりにいろいろ書類をスキャンしまくっていると、困ってしまうのがファイル名だ。
スキャンをすると、スキャナーの設定にもよるが、通常はファイル名が日付等を表す数字の羅列になる。
これだと内容が分からないので使いにくい。
「スキャンするのはいいけどファイル名の変更がメンドクサイ」という声もよく聞くところである。



ファイル名の変更といえば、普通の手順(Windows・PDFファイルの場合)だと

  1. ファイルをダブルクリックしてAcrobat Reader等のプログラムを起動しファイル開く

  2. 内容を確認したのでその内容に沿ったファイル名に変更すべく、選択したファイルを右クリックして「名前の変更」、あるいはショートカットキーだと「F2」で編集し、入力し終わったら「ッターーーン!」とカッコつけて勢い良くEnterキーを押してファイル名を確定させようとする。

  3. 「ファイルが開かれているので操作は実行できません。ファイルを閉じてから再実行して下さい」と怒られる。

  4. 「ちっ」と舌打ちしながら、ファイルを閉じてファイル名を変更しようとしたら、さっきファイルを開いて確認した内容をすっかり忘れてる。

  5. 「え~、もう一度ファイルを開くのメンドクサイ・・・ムキーッ!」ってなる。


だいたいこんな感じではないかと思う。
というか私がそうだった。


一方、Macの場合(私も昨年1月より使い始めた)はどうかというと、

  1. ファイルを選択してSpaceキーを押しQuickLookを起動する。

  2. QuickLookの画面で内容を確認しつつそのファイルを選択したままEnterキーを押すとファイル名が編集可能となる。

  3. ファイル名を編集してEnterキーを押す。(QuickLookは起動させたまま)

  4. 次のファイルを選択(「↓」キー)する。と、QuickLookの画面も次のファイルの内容を表示する。

  5. またEnterキーを押してファイル名を編集する。(以下繰り返し)


Windowsの通常の手順に比べると実にスマートである。


そう、Macならね。






ちなみにMacでは、QuickLookではなくAcrobat ReaderやPreview.appでファイルを開いていたとしてもWindowsとは違ってファイル名の変更は可能のようだ。


そう、Macならね。


もちろんQuickLookがあるのでいちいち開いたりはしないが、例えばPDFにちょっと注釈を入れてそのままファイル名変更、とかはあるかも知れない。




で、Windows使いはこのまま指を加えて見てるだけなのか。
WindowsではPDFファイルを開かずにプレビューしながらファイル名を変更する術はないのか。



ということでツール探しの旅に出た。
過去にもUltra Explorer やX-Finder などでPDFプラグインを入れて使ってみたこともあるがイマイチしっくりこなかった。
で、さんざん旅したが探してるものは見つからず、帰ってきたら家にあった、みたいな。
そう、Windows標準搭載のExplorer、これで良かったんだ・・・。
いわゆる灯台もと暗しのアリエッティというやつである。



ちなみにそのExplorerのプレビュー機能が使えるのはVISTA以降だったか?(しばらくXPで粘ってたので気が付かなかったのか。)


とにかくこれ、MacのFinder+QuickLookよりも使えるコなのである。


まずは普通にExplorerを起動しよう。





で、プレビューウィンドウが有効になっていなければこちらで有効にする。(ショートカットキーだとAlt+P)







プレビュー機能を有効にして、例えば領収書をスキャンしたPDFを見るとこういう感じ。(左側のツリー表示はたまたま非表示にしてしまっただけ)

で、この画面のままファイル名が変更できちゃう。これなら内容を確認しながらモリモリできちゃう。


ただ、ひとつ問題があって、インストールされているPDFビューアソフト(というかPreviewHandler)によっては見え方がちょっと異なり、次のように横幅を基準に画面いっぱい表示されることがある。

これだといちいち画面下の「全体表示」をさせるボタンを押して表示を変えなければならないので、流れるようなリネーム作業とはいかなくなってしまう。


このへんはまだハッキリとは確認できていないのだが、とりあえず私の環境ではNitro PDF Reader をインストールしてデフォルトビューアに設定したらうまく表示されるようになった。


普段はAdobe社のAcrobatかフリーソフトのPDF-XCHANGE Viewer というソフトを使っているのだが、Explorerのプレビューがうまく表示されるないため、Nitro PDF Readerをデフォルトとしている。


ただ、別のPCではNitro PDF Readerを入れなくてもちゃんと表示できているので、もし最初から表示がうまくいけばインストールする必要はないだろう。




というわけで、改めてWindowsにおけるファイル名変更の手順を。
  1. Explorer上でプレビュー機能を有効にし、ファイルを選択

  2. 「F2」を押してファイル名編集 

  3. 入力し終わったらEnterキー・・・ではないっ!繰り返す。Enterキーではない。Tab、そうTabキーを押す!ここ大事!

  4. 自動的に次のファイルが選択され、当然プレビュー画面も次のファイルの内容を表示し、かつ、そのファイルが既にファイル名が変更できる状態になっているのでそのまま変更、そしてまたTabキー(以下繰り返し)
なんと、Macよりもスマートではないだろうか。


Macだといちいち「↓」を押さなければ次のファイルが選択できないが、WindowsだとTabキーで自動的に飛べるのでより効率的だと思う。




上記のやり方をマスターしてしまえば、この記事のように大量の領収書をスキャンしても処理できる。




ちなみにその「ファイル名で仕訳」する場合の注意点をひとつ追加しておく。
ファイル名を「日付 金額 相手先 内容.pdf」とし、それぞれの項目は半角スペースで区切っているのだが。
例えば、相手先(店名)などに半角スペースを入れてしまうとあとで行う加工上都合が悪い。
「111031 630 STARBUCKS COFFEE 飲食代.pdf」などとしてしまうと「STARBUCKS」と「COFFEE」が区切られて別の項目となってしまうので、「StarbucksCoffee」や「スターバックスコーヒー」などとした方が良い。
また、仮にスターバックスコーヒーの領収書があまりに多い場合は、入力時は「スタバ」や「stb」など略称を入れておいて、後で一括置換をした方が楽なケースもあるかも知れない。
もっとも最近はIMEが優秀で、私はGoogle日本語入力システムを使っているが、「スタ」くらいまで入力すると候補に「スターバックスコーヒー」が出てくるのでそこまでやる必要もないのだが。


とにかく、ファイル名は後で一括置換処理が出来るということは頭に入れておいて損はないかなと。


その場合はリネームソフトを使用するが、それはまた後日の記事で。




P.S
Linux(Ubuntu)で上記に匹敵するようなやり方にまだ出会ってない。
「gnome-sushi(gloobus-preview)」というのは試してみたが。
何か良い方法があれば教えて欲しい。いや教えて下さい。お願いします。




2012年2月3日金曜日

私がせっせと領収書をスキャンする理由(本編)


前回こちらの記事でさわりだけ紹介したが、今回はその具体的な内容を。

【1】作業の合理化

1−1.PC上での効率的な入力
よくある領収書の整理方法として台紙(ノート)に貼りつけていくというのがある。
勤務時代の若かりし頃はこの作業に命懸けてて(?)、「領収書は台紙の下の方から貼っていくといいんだぜ」とか「貼ってはがせるポストイット糊がオススメ!」などとドヤ顔で貼っていたものだが。
で、入力についても、貼りつけ前の領収書を手元に置き、1枚1枚めくりながら会計ソフトへ入力していくのである。

ハッキリ言ってこの作業が苦痛になったというか疑問を感じるようになったというか、つまりは飽きちゃったのである。
いっそのこと、やり方をガラっとに変えてみようと。
領収書等をすべてスキャンして、PC上でどのように処理するか。
まず会計ソフトへ入力(つまり仕訳)をするにあたって必要な情報は
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
日付 ★
借方科目
借方補助科目
借方消費税区分
借方金額 ★
借方消費税額
貸方科目
貸方補助科目
貸方消費税区分
貸方金額
貸方消費税額
摘要(相手先・内容) ★
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
であるが、ここではひとまず★印の項目のみを考えることにする。
スキャンした領収書はPDFファイル(Jpeg等の画像形式などもあるがPDF推奨)として保存されているが、これらのファイル名に必要な情報(★)を入れてしまう。
つまり、ファイル名が「日付(年月日) 金額 相手先 内容.pdf」という感じになる。
もう少し具体的にすると「111204 700 ◯◯交通 タクシー代.pdf」とか。

当然ながら素朴な疑問がいろいろわくと思うので以下Q&A形式で。

Q1:え、ファイル名をいちいち入力するの?

A1:どうせ会計ソフトへ入力してた訳だし、今回はこのファイル名を後で加工して会計ソフトへ取り込むので手間はそれほど変わらないはず。


Q2:ファイル名の変更は、いったんファイルを開いて、そのままだとファイル名変えられないから内容を覚えて、ファイルを閉じてから変更。これを全部のファイルでいちいちやるの?

A2:MacかWindowsかでやり方が異なるが、いずれにしてもファイルをいちいち開かなくてもOK。
MacならFinder上でQuicklookを使い、Windowsなら標準のExplorerのプレビュー機能を使う。

Mac(Finder+Preview)



Windows(Explorer−プレビュー表示あり)



Q3:日付は年も入力しなければダメ?

A3:例えば個人事業主なら暦年で処理なので、保存されているフォルダが暦年毎になっていれば月日だけでもOK。年は後から一括で処理出来る。


Q4:項目の区切りは半角スペースじゃないとダメ?

A4:特にダメということもないが、例えば全角スペースだとちょっと間延びした感じになるし、カンマ(,)だとちょっと見難く感じた。ハイフン(-)やアンダーバー(_)でもとも思ったが、やはり入力のしやすさで半角スペース(Shift+スペースキー)にしている。


Q5:「内容」まで入力しないとダメ?

A5:基本的には必要だが、例えば回数の多い相手先についてはいったん省略しておいて後で一括入力する方法もある。なお、内容についてはある程度まとめた形でシンプルにする必要がある。
購入したアイテム一点ごとに入力する必要はない。後で勘定科目を割り当てるために大まかな内容が分かればOK。「飲食代」とか「タクシー代」など。


Q6:PDF形式を推奨する理由は?

A6:Jpeg等の画像形式だと一つのファイルで複数ページにならず(Tiffを除く)、また注釈を入れる場合に画像形式だと上書きになるのでオリジナルを念のため残したくなるが、PDF形式ならレイヤーで保存されるので後から注釈内容を修正したり削除することも可能なため。


Q7:★以外の項目の入力はどうするの?

A7:これはまた後日解説予定。簡単に言ってしまえばファイル名を一括でコピーしてExcelに貼付け→Excelで編集・★以外を入力→会計ソフトに取込み、という感じ。



1−2.台紙への貼付けをやめる
上記のやり方で領収書をすべてデジタルデータ化してしまえば、その整理はPC上で行われるため、あまり几帳面に紙の領収書を整理する必要はないかと。
こうしておけばもはや紙の領収書を見るのは税務調査の調査官だけだと思う。
さすがに段ボールにワサッと入れておくだけでは失礼というか、あまりに調査もし辛いだろうし、最低限の整理は必要だろう。

私の場合は、月単位や領収書の種類(相手先)単位で分けてクリップでとめ、キングホルダーというマチ付き封筒型のクリアフォルダに放り込んでオシマイとしている。
もちろん領収書の量によっても整理方法は違うだろう。


どうしても台紙に貼ってキレイに整理したいという場合には、仮にやるとしても会計ソフト等に入力した後に貼るべき。
既にノートに貼りつけてあるものを入力しようとすると片手が領収書を押さえるのに取られてしまい入力のスピードは著しく落ちるので。
ちなみに当事務所では台紙に貼りつけた状態での入力依頼は基本的に受け付けないことにしている。


1−3.作業の分散化
領収書の原本しかなければそれを今持ってる人しか処理できないが、データになっていれば処理も他の人に手伝ってもらったりなど分散処理が可能。
デジタルデータなので委託先は国内だけでなく海外でも構わない。


1−4.領収書の検索
過去の経費の領収書を引っ張り出して確認することなど税務調査以外ではあまりないと思う。
調査ですら細かい経費の領収書なんてスルーして全く見ないこともある。
が、まぁ何らかの理由で領収書を探すときもデータになっていれば瞬時に検索が可能。



【2】バックアップ

2−1. 紛失・滅失

言わずもがなだが、昨年の大震災でより一層考えなければならなくなったと思う。
領収書などは、良く言われることだがいわゆる額面の◯%相当のお金と同じ価値がある。
◯%はその人の適用税率によって変わってくるので、所得が高くなればなるほど領収書の価値も増す。
とはいえ、泥棒が入って領収書を持って行かれるかといえば、泥棒にとっては価値がないのでその可能性は低いだろうが。
例えば火事や水害等による滅失は充分考えられることである。

電子帳簿保存法による運用ではないのでデジタル化したデータ自体は法的な証拠能力はないが、火事等で原本が全くなくなってしまった場合に、このデータを基に処理することはある程度は考慮されるのではないだろうか。
さらに、会計事務所等へ記帳を依頼することも多いだろう。
その際に郵送や宅配便を使って領収書原本を送るのだが、これらの配達事故も可能性としては低いかも知れないが想定しておかなければならないと思う。
いずれにしても本人にとっては現金と同じようなものなのだから。


2−2. 感熱紙への対応
領収書というと手書きのコクヨ用紙などが思い浮かぶが、最近ではレジから出力されたレシートをそのまま領収書として利用することも多いだろう。
ただ、レシートは感熱紙なので、時間が経つと文字が薄く見えなくなってしまうことがある。
うっかり日当たりの良い窓際に置いておくとあっという間に真っ白になる。
こういったことに備える意味でも、もらった領収書はなるべく早い段階でスキャンしておくに限る。
「領収書は鮮度が大事!」


2−3. チェック・牽制
上述の通り会計処理を外部委託する場合に領収書原本を送ると思うが。
当然ながら何を送ったのか、1枚1枚控えている訳ではないだろう。
つまり、可能性としては低いが、委託先が故意又は過失によってある領収書の処理が漏れたとしてもそれを確認する術はないということになる。

例えば、若い会計事務所職員が、確定申告時期に仕事を山ほど与えられ、領収書を1枚1枚めくりながらやっとの思いで入力し、申告書まで完成させ、ふと気がついたらキーボードの裏に処理していない領収書が見つかって、「ウソだろ・・・。これを入力したら数字が全部変わってまたやり直しかよ・・・」と思いながらふと周りをキョロキョロ見渡し、次の瞬間その領収書を握りしめてポケットに隠してしまう・・・。なんてことも考えられなくはない。うん、例えば。

だから、なるべくなら領収書原本は送ったりしない方が良いのではないかと考えている。
最低限の整理すら面倒なので委託したいという場合もあるだろうが、その場合は一度スキャンした後にまとめて送るのが望ましい。
一度デジタルデータ化しておけば領収書が1枚なくなっても気がつく可能性がある。
実際にはそこまでチェックしないだろうが、可能性があるというだけで委託先への牽制になるはずだ
逆に受託する方もあらぬ疑いをかけられないためにもその方が良い気がする。
多くの場合は普段から付き合いのある信用のおける会計事務所等へ委託するのでそこまで気を遣うことはないかも知れないが。
料金の安さだけを気にしてネットで検索したまったく初めての記帳代行業者とかに依頼し、いきなり領収書原本を送るなんて、自分なら怖くて躊躇してしまうかも知れないな、と。


【3】その他

3−1. 郵送コストの削減
これまた言わずもがなだが、納税者自身がスキャンしてデータだけ会計事務所へ送るようにすれば郵送コストは不要となる。
なお、データのやり取りをする場合に、メール添付では無理なので、Dropbox等のクラウドサービスを利用することを前提としている。


3−2. 手荒れ・ほこり・ウィルス対策
個人的にはこれはかなり重要な要因なのだが。
領収書をお預かりするのはやはり2・3月の確定申告時期、つまり冬が多い。
空気が乾燥し、風邪やインフルエンザなどが流行する時期でもある。
そんななか1年分の領収書がまとめて送られてきたりするが、埃がかぶってることも多い。
また、紙の領収書を触っていると手の油分を取られてカサカサになるので手荒れがヒドイことに。
さらに、その埃に混じって風邪やインフルエンザのウィルスが持ち込まれることもある。
(なんていうとなんか感じ悪く聞こえるかも知れないが・・・悪気はないです。)
なので、極力紙の領収書には触りたくないなと思う次第。


【4】デメリット

領収書をスキャンしてデジタル化することについて、主にメリットを書いてきたが、当然ながらデメリットもある。

4-1. 読み取りづらい領収書
たまにあるレジの印字がうっす〜〜〜いレシート。
あとコンビニとかで領収書に収受印を押してもらったりするがそのインクがうっす〜〜〜いやつとか。
あれが非常に困る。
スキャンしてもよく見えない。
解像度を上げてもまだ見えない。
仕方が無いので鉛筆で日付や金額などメモしてからスキャンし直す。
しかもそういうレシートに限って金額が100円とかの超少額だったりして余計に腹が立つ。
レジやスタンプのインクはしっかり補充しておいて頂きたいものである。
余談だが、時折ある日付の記載がない領収書、あれも困るのでヤメて頂きたい。


4−2. スキャンの手間
そりゃスキャンしない場合に比べれば手間はかかる。
が、こちらの記事の通り、実際にやってみると思ってるほどは手間ではない。
また、今まで台紙に貼っていたのをやめるのであればそれでチャラどころかお釣りがくるはず。


4−3. スキャナーの導入コスト
これは確かにかかる。
イチオシのScanSnapS1100の現時点の値段が約12,000円。
決して安くはない。
だが、それ以上のメリットはあると思う。
当事務所でも、いますべての顧問先にこのやり方を適用するのは難しい部分もあるが、今後はこのやり方を標準とし、契約内容にもよるがスキャナーは無償提供していく方針。




というわけで、つらつらと領収書データ化のススメを書いてきたが。
これをKYBERのような仕組みで出来ないかなと考えている。

ASCII.jp:日本生まれのクラウドノート「KYBER」がすごい理由

ここまでのデータ作成にはいわゆる簿記会計の知識は全くいらない。
繰り返しになるが、単に「日付・金額・相手科目・内容」だけである。
内容の部分で人によって多少のブレが出ることは考えられるが、その他はブレようがない。
スキャンしたファイルをCLOUD=雲の上に置き、CROWD=群集の力でデータ化してしまう。
会計仕訳の前の下ごしらえ的な感じで。
守秘義務その他障害は多いかも知れないけれど。

そんなことを考えつつ、より効率化できないかと試行錯誤の日々である。


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2012年1月26日木曜日

税理士業務でも活躍! ScanSnap S1100の魅力


言わずと知れたScanSnap S1100。
コンパクトで持ち運びにも便利だし世間の評判も高いような気がする。
発売から一年以上経ち、紹介記事も多数あるので今更感はあるが、税理士業務にも非常に役立つということでとりあえず。


◆お気に入りのポイント
このスキャナーのセールスポイントは多々あると思うが、個人的なお気に入りポイントは次の点。
  • 大きさ・重さ
  • USBバスパワー
  • Mac用のドライバ
  • 重なり検出不可
Evernoteとの連携や、同梱の「やさしく家計簿 エントリー for ScanSnap V1.0」などは個人的にはあまり興味がない。
上の4つ目の「重なり検出不可」という点に特に魅力を感じている。(理由は後述)


◆持ち運び
サイズ的には申し分ない。
A4ノートPCの長い辺と短い辺の間くらいの長さで、私が使ってる普通のビジネスバッグには縦でも入る。
ACアダプタも不要のUSBバスパワーなので、荷物も少なく済む。
これとノートPC、スマートフォンがあればあとは何も要らない感じ。
顧問先でも資料をもらうことがあり、従来はコピーを取って紙でもらっていたのだが、今ではこのスキャナーが活躍している。
とにかく紙は極力「もらわない・渡さない」ようにしている。


ちなみに。
モバイル性という点ではハンディスキャナー(手で持ってスキャナーの方をずらしながらスキャンする)の方がさらに小さく軽い機種がいろいろあるが。
アレはダメ。
以前購入(S1100の3倍くらいの値段・・・)したことがあるが、どうやっても曲ってしまうし、画質も良くない、読み取り速度が遅い、付属のソフトが重い、など散々であった。


◆Macでの利用
昨年の1月からMacBookAirを使用しているが、えらく気に入っている。
本スキャナーはMac用のドライバがメーカーから出ているのでMacでの使用も問題なし。
一部Winのみに提供されているソフトもあるようだが、もともとあまり使えないものなので問題なし。
他社の同類のスキャナーだとWinのみ対応というのが多いので、これもポイント。
ちなみに、UbuntuでのS1100の利用はまだ確認できていない。
(S510の方はUbuntuでも利用は可能だがWin・Macに比べ使い勝手はかなり落ちる。)



◆重送感知

上記で特に魅力を感じている点として挙げた「重なり検出不可」通常は1枚ずつスキャンしたいのだから、この機能がないということは普通に考えればマイナス要因である。S1100上位機種にS1500等があり、私はS1500の旧モデルであるS510も併用している。
この機種は重送感知機能があるため滅多に重送は起こらない。
自動給紙もできるため、何十枚も紙をセットして放っておいても安心してスキャンを任せられる。
もちろん業務用の複合機スキャナーでもそのような機能(より高性能)はあるはずだ。
つまりこの機能は非常にありがたい機能なのである。(実際には100%ではないのでスキャン後のチェックは必要なのだが・・・)
にも関わらず、重送感知しないこのS1100に魅力を感じるのはなぜか。
それはS1500等とは用途・目的が違うからであり、あえて重送感知しないで欲しいケースがあるからだ。


重送感知する上位機種では書籍のデータ化(いわゆる「自炊」)や過去の資料(例えば過去の申告書セットなど)をまとめてスキャンしたりするのに役立つ。
これに対しS1100はさっと手軽に使えることから領収書やちょっとした1?2枚の紙資料をスキャンするのに便利。
そして、重送感知せず、かつ、ある程度厚みのあるものでもスキャンできるので、例えばホチキスで止めてあるような書類や、納付書などの複写用紙(※1)でもそのままスキャンが可能となる。
なにより、厚さ的にギリギリのところではあるが預金通帳がスキャンできるのが大きなメリットである。
顧問先へ訪問した時の資料のスキャン用にはピッタリかと。

※1 複写用紙のくっついている辺から読み込ませれば重送感知機能のあるスキャナーでも読み取り可


ちなみに通帳をスキャンするときはちょっとコツがある。
それは、通帳の前半のページ(1・2ページ目とか)をスキャンするときはお尻(下)から、後半のページ(8・9ページ目とか)では頭(上)から、つまり厚みのある方からスキャンするということ。
そうしないと、通帳の真ん中の厚みが変わる部分で引っ掛かってしまう。


と、そう思い込んでしばらくやっていたが、ある時ふと気が付いた。
あれ?ちょっと待てよ・・・と。


もしかして、もしかして、もしかして、
横向きにスキャンすればいいんじゃね?!



そう、しっかりページを開いてこの方向にスキャンすればまず問題なく読み取れる。ナンテコッタイ・・・・・。


◆最後に
このように、領収書や預金通帳などのスキャンに最適なS1100。
現在は顧問先にも無償提供してこのスキャナーをお使い頂くケースも増えている。
一度スタートボタンを押せばあとは紙を少し挿し込むだけで自動で読み込んでくれる。
たっぷり溜まった領収書もテレビやTwitterのTLでも眺めながらモリモリ読み込ませていればあっという間に終わる。
実際にやるまでは「大量の領収書をいちいちスキャンするなんてあり得ない」と思っていたが、いざやってみれば呆気なく感じるほど。
もっと言えば、この自動的に紙を小気味よく飲み込んでいく様子はさながら子どもに離乳食を与えてるような気分にもなり、実に心地よいというかクセになる感じ。


まぁそれはさておき。
残念ながら、スキャンが終わったからといって通帳や(業務上の)領収書などの重要書類は捨てる訳にはいかない。
電子帳簿保存法の要件を満たすものであれば処分が可能なものもあるかも知れないが、今回はそれが目的ではない。
同法の要件はまだまだ厳しく実際の運用は現実的ではないと考えている。
では、これらをスキャンしてそのデータをどのように活用するのか、具体的なスキャンの設定、スキャンし終わった領収書等の保存の仕方など・・・そのへんはまた別の機会に。




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